Un échéancier de paiement est un outil de négociation détaillant les montants et les dates auxquels les paiements doivent être effectués entre un débiteur et un créancier. Il peut être utilisé pour obtenir l’encaissement de sommes en retard de paiement, permettant au débiteur en difficulté de régler sa dette, ou pour gagner un contrat en offrant des conditions de paiement avantageuses.
Vous souhaitez mettre en place un échéancier de paiement de la meilleure manière possible ? Vous souhaitez vous assurer du paiement de vos factures ?
Après avoir lu cet article, vous connaîtrez les subtilités à savoir pour la mise en place d’un échelonnement de paiement de la meilleure manière possible pour votre entreprise et la gestion de sa trésorerie.
Dans cet article :
- Un échéancier de paiement planifie les montants et dates de paiement entre un débiteur et un créancier, optimisant la trésorerie.
- Adapter les échéanciers selon l’historique de paiement : flexibilité pour les bons payeurs, mesures strictes pour les mauvais payeurs.
- Planifier les paiements pour optimiser les obligations fiscales et améliorer la trésorerie de l’entreprise.
- Personnaliser les conditions de paiement pour renforcer la relation client et la santé financière de l’entreprise.
- Intégrer le crédit dans les échéanciers de paiement aide à attirer et fidéliser les clients.
Analyse de la solvabilité du client et Analyse comportementale
Avant de mettre en place des solutions pour gérer et optimiser les encaissements client, il est pertinent de commencer par une analyse comportementale de vos partenaires.
Ce processus, qui se fonde sur des données empiriques et des observations concrètes, vise à ajuster les stratégies de paiement pour :
- minimiser les risques,
- optimiser les ressources financières de l’entreprise.
Concrètement, il s’agit de réaliser cette analyse en suivant ces différentes étapes :
| Étape | Description | Détails |
|---|---|---|
| Collecte des données | Rassemblez toutes les données financières disponibles sur vos partenaires, incluant les historiques de règlement, les bilans financiers, et les scores de crédit. Utilisez des outils de reporting et des bases de données sectorielles. | – Historiques de paiement – Bilans financiers – Scores de crédit |
| Segmentation des partenaires | Classez vos partenaires en catégories basées sur leur fiabilité financière. Utilisez un code couleur pour simplifier la visualisation : 🟢 vert pour les solvables, 🟠 orange pour ceux à surveiller, et 🔴 rouge pour les partenaires douteux. | – 🟢 Vert : Solvables – 🟠 Orange : À surveiller – 🔴 Rouge : Douteux |
| Analyse des tendances | Examinez les tendances dans les comportements au fil du temps. Identifiez les modèles de retard de paiement ou de non-paiement. | – Tendances de paiement – Identification de modèles de retard ou de non-paiement |
| Définition des stratégies de paiement | Sur la base de cette analyse, définissez des stratégies de paiement adaptées à chaque catégorie de partenaire. | – 🟢 Verts : Termes standards ou récompenses – 🟠 Oranges : Suivis renforcés, échéanciers adaptés – 🔴 Rouges : Garanties supplémentaires, recouvrement strict |
| Mise en œuvre et suivi | Appliquez les stratégies choisies et suivez régulièrement leur efficacité. Ajustez les approches selon les résultats obtenus et les changements dans le comportement financier des partenaires. | – Suivi de l’efficacité – Ajustements des stratégies basés sur les résultats |
Cette approche, en s’appuyant sur les précisions que nous détaillons juste après, va vous aider à définir la meilleure méthode pour structurer les paiements et à toujours faire preuve de prudence envers les partenaires moins fiables ou que l’on qualifie de “client douteux“.
Ces étapes répondent aux différents enjeux de l’optimisation du recouvrement de créances, contribuent à la préservation des flux de trésorerie et au maintien des relations de qualité avec les partenaires commerciaux.
Identifier les partenaires à risque pour anticiper les impayés
Il s’agit avant tout d’une analyse préventive.
Comment procéder à l’identification des partenaires qui pourraient présenter un risque d’impayé ?
Nous vous conseillions d’utiliser des critères tels que :
- le nombre de jours de retard moyen sur les paiements passés,
- le ratio dettes/capital élevé,
- des changements significatifs de comportement dans les achats ou les commandes,
- des litiges abusifs et promesses de paiement non tenues.
La surveillance régulière des comportements de paiement et la consultation des antécédents financiers des partenaires viennent compléter l’identification en distinguant ceux qui ont déjà montré des signes de défaut de paiement des autres.
Cette démarche d’identification implique souvent la collaboration entre les services financiers et commerciaux pour obtenir une vision concrète et claire de chaque partenaire.
Analyser les historiques de paiement du partenaire
Cette analyse va vous être utile pour révéler les tendances de paiement d’un partenaire, mais aussi pour constater si des anomalies ponctuelles pourraient vous permettre d’anticiper des problèmes de liquidités ou des changements dans la situation financière du partenaire.
Afin d’obtenir une analyse précise de l’historique des paiements d’un partenaire, vous allez utiliser les données que vous avez à votre disposition :
- en utilisant des systèmes de surveillance (CRM, logiciel de recouvrement, suivi comptable,…)
- en consultant des rapports (sur les retards, les montants dus, et tout autre indicateur de risque financier…)
Et des données historiques provenant de sources externes comme :
- les fournisseurs d’informations financières ou les assureurs-crédit,
- des bases de données nationales donnant des informations et statistiques sur les délais de paiement (Observatoire des délais de paiement, Banque de France, INSEE…),
- les bases de données sectorielles comme les fédérations telles que la FIGEC, l’AFDCC…
Le cumul de l’historique de votre client et d’indications externes augmentent fortement la précision de votre évaluation.
Adapter les conditions de l’échéancier de paiement en fonction de l’historique de paiement
Suite à cette analyse rigoureuse et cette collecte d’informations, comment l’entreprise peut-elle adapter l’échéancier de paiement en conséquence ?
C’est assez simple, prenons l’exemple d’un partenaire ayant un historique irrégulier, mais montrant une récente amélioration, proposer un échéancier plus flexible, avec des paliers progressifs, semble être une solution intéressante.
Inversement, pour ceux avec des antécédents de non-paiement persistants, des mesures plus strictes comme des garanties supplémentaires, l’application de pénalités pour retard ou encore une procédure judiciaire peuvent être envisagées pour sécuriser chaque transaction dans le cas de non-respect répété de l’échéancier de paiement.
Proposer des conditions de paiement personnalisées à travers l’échéancier
En personnalisant vos conditions de paiement au moyen d’un échéancier adapté, vous transformez la gestion des créances de votre entreprise, en renforçant à la fois la relation client et la santé financière de l’entreprise.
Cette personnalisation peut être abordée en deux phases clés :
Conditions de paiement basées sur une analyse détaillée des partenaires
Pour établir des conditions de paiement qui répondent vraiment aux besoins et aux capacités de chaque partenaire, nous avons vu plus tôt dans l’article qu’une analyse détaillée de leur situation financière et de leur historique est nécessaire.
Cette analyse inclut :
- un examen des bilans, des scores de crédit, et des antécédents pour évaluer la capacité financière de chaque partenaire.
- une analyse des tendances pour identifier les habitudes, telles que la fréquence des retards ou la régularité des règlements.
- une prise en compte des conditions sectorielles telles que les conditions économiques du secteur d’activité du partenaire.
Sur la base de cette analyse, qui est généralement confié à un crédit manager, vous concevez des échéanciers qui correspondent parfaitement aux profils de risque et aux capacités financières des partenaires.
Par exemple, pour un partenaire avec un historique de versements irréguliers mais en amélioration, on peut envisager plutôt un échéancier avec des remboursements initiaux plus faibles qui augmentent à mesure que leur situation financière s’améliore.
Encourager le paiement anticipé et offrir une flexibilité pour les partenaires fiables
Encourager l’utilisation des paiements anticipés est bénéfique à la fois pour l’entreprise et pour les partenaires.
Nous vous proposons ici quelques stratégies pour y parvenir :
- Remises et incitations : Offrir des remises ou des avantages commerciaux pour les règlements effectués avant la date due. Ces incitations peuvent prendre la forme de pourcentages de remise sur les factures payées en avance ou d’accès privilégié à des services ou produits.
- Flexibilité dans les termes : Pour les partenaires démontrant une fiabilité et une solvabilité constantes, proposer des conditions plus flexibles, telles que des périodes étendues ou des options variées (mensuel, trimestriel, etc.).
- Options de paiement personnalisées : Permettre aux partenaires de choisir parmi plusieurs méthodes ou plans qui s’alignent mieux sur leurs ressources financières et leurs préférences opérationnelles.
Pour bien mettre en œuvre ces stratégies, une bonne pratique serait de communiquer de manière ouverte et régulière avec les partenaires pour vous assurer que les échéanciers restent alignés sur leurs besoins et capacités actuels.
Un suivi régulier et des ajustements proactifs de vos conditions garantiront que les échéanciers continuent de servir les intérêts stratégiques de votre entreprise tout en maintenant des relations solides et durables avec les partenaires. En adoptant cette approche flexible et attentive, vous pourrez accélérer les recouvrements et renforcer la fidélité et la satisfaction des partenaires.
Utiliser un logiciel pour gérer et suivre l’échéancier de paiement
Un logiciel de recouvrement est utile dans la mise en place d’un échéancier de paiement avec un partenaire pour plusieurs raisons :
- Précision : Il réduit les erreurs humaines en automatisant les calculs et les entrées de données.
- Efficacité : Il permet de gagner du temps en gérant automatiquement les échéances et les notifications.
- Suivi : Il offre un suivi en temps réel des paiements, permettant de réagir rapidement aux retards ou aux problèmes.
- Consistance : Il assure la cohérence dans la gestion des échéanciers entre différents clients et transactions.
La technologie continue d’évoluer, alors pourquoi continuer à utiliser Excel pour la gestion de vos échéanciers de paiement lorsqu’il existe des solutions plus sophistiquées et adaptées comme Hoopiz ?
FAQ – Questions récurrentes
Comment établir un échéancier de paiement ?
Pour établir un échéancier de paiement, voici les étapes à suivre :
- évaluer la situation financière du débiteur, ses antécédents de paiement et sa capacité à respecter les échéances futures,
- discuter des termes avec le débiteur pour s’assurer qu’ils sont réalistes et mutuellement avantageux,
- définir clairement les montants, les dates, et les conséquences en cas de non-respect,
- formaliser un accord par écrit pour éviter toute ambiguïté, et vous assurez que les deux parties signent le document.
Pourquoi demander un échéancier de paiement ?
Demander un échéancier de paiement peut être bénéfique pour maintenir une bonne relation commerciale malgré les difficultés financières temporaires d’un partenaire.
Vous pourrez recevoir des versements de manière organisée et prévisible, et ainsi réduire le risque d’impayés complets tout en renforçant la gestion de la trésorerie de votre entreprise. C’est également une preuve de bonne foi et de compréhension envers le partenaire en difficulté, ce qui a pour objectif de renforcer la confiance et la collaboration à long terme.
Qu’est-ce qu’un échelonnement de paiement ?
Un échelonnement de paiement est un arrangement contractuel entre un créancier et un débiteur où le règlement d’une dette est répartie sur plusieurs périodes ou dates spécifiées.
Cet arrangement permet au débiteur de gérer plus facilement ses obligations financières sans subir de pression immédiate pour une transaction complète, tout en garantissant au créancier de récupérer son dû de manière structurée.
Conclusion
Bien comprendre comment faire un échéancier et comment négocier un échéancier est fondamental pour toute entreprise cherchant à gérer ses créances de manière proactive et stratégique.
Cette solution amiable n’est pas seulement une méthode de recouvrement, mais une approche globale qui soutient la stabilité financière et la croissance durable de l’entreprise. En adoptant ces pratiques, vous assurez une gestion optimale des flux de paiement, tout en renforçant la confiance et la coopération entre créancier et débiteur.
