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Mise à jour : 2024
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Quand débuter une procédure de recouvrement ?
La procédure de recouvrement doit être considérée à partir du moment où une facture devient échue et reste impayée malgré une première relance.
Commencez par une pré-relance pour rappeler en douceur le débiteur de son obligation de paiement. Elle intervient généralement de 5 à 10 jours avant l’échéance.
Pour optimiser cette étape, il est conseillé de suivre un processus structuré :
- Établissez un calendrier de suivi rigoureux dès l’émission de la facture.
- Utilisez des outils de Credit Management automatisé comme Hoopiz, facilitant les rappels et suivis.
- Documentez chaque interaction pour garder une trace des échanges et anticiper les démarches futures.
Pourquoi relancer de façon préventive ?
Agir de manière préventive permet de maintenir une relation saine avec votre client tout en anticipant d’éventuels retards de paiement.
Cette approche proactive favorise un règlement rapide et sans tensions, préservant ainsi la trésorerie de votre entreprise.
Pourquoi relancer de façon préventive ?
- Préserver la relation commerciale en envoyant un rappel bienveillant.
- Anticiper les difficultés de paiement et limiter les retards.
- Favoriser un règlement rapide et sans conflit.
En adoptant une approche structurée, vous pouvez optimiser vos relances et maximiser vos chances de recouvrement.
Comment contacter le débiteur ?
Lorsque vous devez contacter votre débiteur pour une pré-relance, il est indispensable de prendre en compte différents éléments.
Voici quelques conseils pratiques à suivre :
- Utilisez un ton professionnel et courtois dans vos communications. Un rappel bienveillant peut encourager votre débiteur à régler sa dette plus rapidement.
- Assurez-vous d’être clair et précis dans vos demandes. Expliquez clairement les modalités de paiement et les conséquences d’un non-paiement.
- Évitez les conflits potentiels en restant neutre et en vous concentrant sur la résolution du problème.
- Pensez à personnaliser vos relances en fonction de la situation de chaque débiteur. Des approches adaptées peuvent être plus efficaces.
- Gardez une trace de toutes vos interactions avec le débiteur. Cela vous permettra de suivre l’évolution de la situation et de disposer de preuves en cas de litige.
En suivant ces conseils et en adoptant une approche proactive, vous maximiserez vos chances de recouvrement et contribuerez à maintenir une relation saine avec vos clients.
Autres modèles de documents
Modèle 1ère lettre de relance pour facture impayée
Exemple stratégie de recouvrement mauvais payeur
Modèle reçu de paiement
