Pour mettre en place une délégation de paiement, le délégant rédige un accord précisant les détails de la délégation, y compris les parties impliquées, les conditions de paiement et les responsabilités, qui sera signé par toutes les parties concernées.
En tant que créancier, vous souhaitez comprendre comment déléguer efficacement vos paiements et éviter les retards, tout en sécurisant vos créances.
La délégation de paiement est une solution robuste, que ce soit pour :
- garantir la solvabilité future,
- s’assurer que le paiement soit fait,
- ou améliorer la gestion de plusieurs débiteurs.
Après avoir lu cet article, vous saurez tout sur la délégation de vos paiements, par où commencer et chaque étape à suivre pour commencer à sous-traiter vos paiements.
Dans cet article :
- Une entreprise peut déléguer le paiement de ses factures à un tiers pour optimiser sa trésorerie.
- La délégation de paiement se divise en deux types : avec novation (parfaite) ou sans (imparfaite).
- Avantages de déléguer ses paiements : meilleure gestion financière et des relations fournisseurs solides.
- Il doit y avoir un accord formel, signé par toutes les parties, détaillant les conditions et responsabilités de la délégation.
- Avant de procéder, l’entreprise peut évaluer la solvabilité du délégué pour s’assurer de sa fiabilité financière.
- Les formalités légales, dont l’enregistrement et les mentions légales, valident et sécurisent l’accord.
Qu’est-ce que la délégation de paiement ?
La délégation de paiement est un accord financier où une entreprise cliente (le délégant) autorise un tiers (le délégué) à payer directement un fournisseur (vous, le délégataire) en son nom.
Ce transfert d’obligation de règlement optimise la gestion des flux de trésorerie en réduisant les délais de paiement qui sont souvent un problème courant dans les entreprises.
Comment fonctionne la délégation de paiement en entreprise ?
Cette transaction fait intervenir trois parties, chacun ayant son rôle précis dans l’acheminement des paiements :
- le déléguant : L’entreprise qui confie à un tiers la responsabilité de payer un fournisseur. Donc votre client initial.
- le délégué : Le tiers à qui est confiée la responsabilité de payer le fournisseur au nom du délégant. Par exemple, un client de votre client initial.
- le délégataire : Le créancier initial soit vous-même.
Très concrètement, votre client initial ne doit plus vous régler mais engage l’un de ses partenaires à régler la facture d’origine. Cette transaction est utile lorsque votre client initial est en difficulté financière, elle permet de réduire le risque d’impayé de la facture en créant une nouvelle obligation de payer entre le délégataire (vous) et le délégué.
La délégation de paiement peut être simple, impliquant le paiement du client final sans novation, ou elle peut opérer une novation, où le délégataire et le délégué entrent dans un type de contrat spécifique, libérant le délégant de toute dette lors de la délégation.
Quels sont les avantages de déléguer vos paiements pour votre entreprise ?
En tant que créancier (entreprise), déléguer les paiements présente plusieurs avantages :
- Minimisation des délais de paiement : Le transfert du devoir de paiement à un tiers permet d’obtenir les paiements plus rapidement, améliorant ainsi les flux de trésorerie.
- Réduction des risques d’impayés : En s’assurant de recevoir le paiement des produits ou services fournis, l’entreprise améliore son recouvrement de créances.
- Anticipation des délais de paiement : Une meilleure visibilité sur les échéances de paiement facilite la gestion de trésorerie.
- Solution au risque d’insolvabilité : En cas d’incapacité de paiement du client final, la délégation de paiement assure la réception des fonds.
Quels sont les 2 types de délégation de paiement ?
Il existe principalement deux types de délégation, offrant différents niveaux de sécurité pour le délégataire :
- Délégation parfaite
On l’appelle aussi la délégation novatoire. Cette forme de délégation, définie dans le Code Civil par l’article 1337, transfert totalement l’obligation de paiement du délégant (client initial) au délégataire (vous, fournisseur), offrant une sécurité maximale pour le créancier. - Délégation imparfaite
On l’appelle aussi délégation sans garantie ou délégation simple. Ici, le délégant reste légalement responsable envers le fournisseur. Le délégué s’engage à payer le fournisseur, mais si le paiement n’est pas réalisé, le fournisseur peut toujours réclamer le montant dû par le délégant. Ce transfert d’obligation temporaire offre une sécurité moindre mais une flexibilité accrue pour le créancier.
De manière plus simple, la délégation imparfaite laisse votre client initial responsable et débiteur de la dette en cas de non-paiement par le délégué alors que la délégation parfaite supprime la dette de votre client d’origine pour en créer une nouvelle auprès d’un autre client (tiers de votre client très souvent)
La mise en place d’une délégation de paiement parfaite ou imparfaite demande donc une mûre réflexion : Est-ce aligné avec les stratégies de recouvrement de votre entreprise ? Quel niveau de confiance avez-vous envers le délégué ? Quelles conséquences en cas de non-paiement du délégué ?
Pour choisir entre les deux, vous devez bien comprendre les implications légales et les bénéfices potentiels pour toutes les parties impliquées.
Par où commencer pour déléguer les paiements de vos clients ?
Pour commencer à déléguer les paiements, plusieurs étapes sont généralement suivies :
- Identifier clairement vos besoins et les avantages attendus de cette démarche pour votre entreprise,
- Évaluer la solvabilité et la fiabilité du délégué potentiel,
- Discuter et rédiger un accord de délégation en incluant tous les aspects légaux nécessaires avec toutes les parties, puis le signer,
Voici 7 étapes détaillées pour déléguer les paiements, de l’idée à la réalisation.
7 étapes clés pour déléguer les paiements de vos clients
1. Évaluation initiale
La première étape consiste à analyser les besoins de votre entreprise pour comprendre en quoi ce mécanisme pourrait être avantageux.
Pour réaliser cette évaluation, on se pose généralement les questions suivantes :
- Quelle est la situation financière actuelle de votre client ?
Comprendre la gravité de la situation financière de votre client est essentiel. Est-il en retard sur plusieurs paiements ou seulement sur une ou deux factures ? - Le client a-t-il déjà proposé un plan de redressement ou de paiement ?
Évaluer les propositions du client peut vous aider à décider si la délégation de paiement est nécessaire ou si d’autres solutions pourraient être suffisantes. - Qui pourrait être le délégué (tiers payeur) ?
Identifiez un tiers solvable qui pourrait prendre en charge les paiements. Ce pourrait être une autre entreprise avec laquelle votre client a des relations financières solides. - Quelle est la solvabilité du délégué potentiel ?
Avant d’accepter un délégué comme client direct, vérifiez sa capacité financière à honorer les paiements. Cela minimise le risque de transférer le problème de paiement à un autre acteur défaillant. - Quels sont les coûts associés à la mise en place de la délégation de paiement ?
Considérez les frais administratifs et juridiques liés à l’établissement d’un accord de délégation de paiement. Pesez ces coûts par rapport aux bénéfices attendus en termes de sécurisation des paiements. - Quelles sont les implications légales et contractuelles ?
Vérifiez que l’accord de délégation de paiement est juridiquement contraignant et clairement rédigé pour protéger vos intérêts. Vous pouvez vous assurer ces points en consultant un avocat spécialisé pour éviter les ambiguïtés. - Comment cette solution impactera-t-elle la relation avec le client ?
Réfléchissez à la manière dont cette mesure pourrait affecter votre relation commerciale à long terme. La délégation de paiement pourrait être perçue comme un manque de confiance par votre client.
Une fois que vos objectifs sont clairs, l’étape suivante est d’évaluer la solvabilité du futur délégué.
Il s’agit simplement de s’assurer que le tiers (futur délégué) auquel vous envisagez de récupérer vos paiements dispose des moyens financiers nécessaires pour régler les dettes de votre client d’origine.
Pour analyser sa solvabilité, vous pouvez vous appuyer sur :
- l’analyse des états financiers,
- l’analyse des antécédents de paiement,
- l’analyse du risque client,
- l’analyse des autres indicateurs de solvabilité (DSO, DPO…).
Dans l’évaluation de la solvabilité du futur délégué, il existe certaines dispositions légales, comme celles décrites dans l’article 1336 du code civil, qui encadrent la novation et la délégation de paiement.
2. Accord préalable
La seconde étape consiste à l’obtention d’un accord préalable, dans une rencontre avec toutes les parties impliquées, incluant :
- le créancier (vous),
- le débiteur initial (le déléguant),
- le futur délégué (le tiers de votre client).
Cette réunion a pour but de discuter ouvertement des conditions et des attentes de chacun concernant la délégation de paiement.
C’est le moment d’établir une compréhension mutuelle et d’obtenir un accord verbal sur les termes de la délégation, tels que :
- le montant de la dette,
- les échéances de paiement,
- les responsabilités spécifiques de chaque partie.
Cet accord prend en compte tous les risques, y compris ceux liés au client de votre client (soit le client final), et définit des mesures de sécurité contre tout risque de défaillance.
L’objectif de l’accord verbal préliminaire est de s’assurer que toutes les parties partagent la même vision claire de la délégation avant de procéder à la rédaction formelle de l’accord.
3. Rédaction de l’accord
Cette phase nécessite toutes les informations pertinentes, y compris les détails des parties impliquées (noms, adresses, représentants), le montant exact de la dette à transférer, ainsi que les conditions de paiement détaillées (échéances, montants, intérêts si applicables).
Une fois ces informations réunies, il ne reste plus qu’à rédiger l’accord. C’est un document clair, précis, et qui dispose de toutes les mentions légales requises pour garantir sa validité.
Voici quelques éléments pertinents à placer dans l’accord écrit :
| Éléments | Détails à inclure |
|---|---|
| Obligations des parties | Responsabilités du délégué pour le paiement de la dette et les conditions sous lesquelles le délégant reste responsable. |
| Modalités de paiement | Dates d’échéance et montants. |
| Clauses spécifiques | Gestion des retards de paiement ou de non-paiement et toute autre clause adaptée à la situation. |
| Signatures | Confirmation de l’accord et de l’engagement des parties impliquées. |
| Conditions de responsabilité | Spécification des conditions sous lesquelles le délégant est tenu vis-à-vis du délégataire, particulièrement dans une délégation sans garantie. |
| Garantie de solvabilité | Clause d’engagement par le délégué ou le délégant à garantir la solvabilité future, notamment en cas de soumission à une procédure judiciaire. |
Souvent, l’accord est révisé par un avocat ou un expert en droit des contrats, qui valide sa conformité avec les réglementations en vigueur et de sa capacité à protéger les intérêts de votre entreprise.
4. Formalités légales
La délégation de paiement est accompagnée de différentes formalités légales.
Cette législation a pour but d’assurer la validité et l’exécution de l’accord de délégation de paiement.
Certaines formalités légales peuvent être requises dans des situations spécifiques :
- Validation de l’accord par un conseiller juridique, afin d’assurer que les règles et lois sont respectées et que toutes les parties sont protégées.
- Accords complémentaires, tels que les accords de confidentialité ou les conditions de résolution des litiges, peuvent être nécessaires selon la complexité de l’accord de délégation et les relations entre les parties.
- Conformité fiscale, incluant la déclaration et le paiement des taxes dues. Cette exigence varie selon les juridictions.
- L’enregistrement auprès des autorités fiscales ou commerciales peut être requis dans certaines juridictions.
- Le respect des normes comptables permet d’assurer que les paiements et les dettes sont correctement enregistrés selon les principes comptables généralement reconnus, ce qui peut nécessiter des ajustements dans les processus comptables des entreprises concernées.
Il existe de multiples variations et situations spécifiques. C’est pourquoi consulter des experts juridiques et financiers est si important lorsque l’on souhaite utiliser ce dispositif.
Plus simple : il existe également un exemple de délégation de paiement sur le site du Gouvernement.
5. Notification officielle
Une fois l’accord de délégation de paiement formalisé et enregistré, l’étape suivante consiste à procéder à la notification officielle et à la mise en œuvre effective de l’accord.
Comment se déroule une notification officielle ?
- Préparer la communication en rédigeant une notification claire qui résume les points clés de l’accord de délégation, y compris les rôles et responsabilités de chaque partie, ainsi qu’un rappel des modalités de paiement convenues.
- Envoyer cette notification officielle à toutes les parties prenantes, y compris les institutions financières concernées et les fournisseurs, si c’est applicable. Cela assure que tous sont informés des changements et comprennent leurs nouvelles obligations ou attentes.
La notification officielle détaille comment et quand le délégataire est désigné pour recevoir le paiement, et clarifie le rôle de chacun dans le processus.
6. Mise en œuvre de l’accord
Une fois que les parties sont notifiées, le délégué prend ses fonctions est devient le nouveau débiteur de votre entreprise.
Pour les premiers paiements, le délégué peut être suivi de près afin d’assurer que la délégation soit faite efficacement, et que le règlement des créances dues soit fait en toute sécurité.
Une bonne pratique pour suivre le bon déroulement de la délégation est de mettre en place un système pour suivre les paiements effectués par le délégué selon les échéances définies dans l’accord. Cela peut impliquer des logiciels de gestion financière ou des tableaux de suivi dédiés.
7. Mise en place d’un suivi
La mise en place d’un système de suivi robuste est la clé pour assurer l’efficacité et la conformité de la délégation de paiement sur le long terme.
Nous allons voir comment procéder pour établir un suivi efficace et pour gérer les écarts.
Comment mettre en place un bon système de suivi ?
- Utilisez des logiciels de gestion financière ou créez des tableaux de suivi personnalisés pour surveiller les paiements effectués par le délégué. L’objectif est de vérifier facilement si les paiements sont réalisés à temps et selon les montants convenus.
- Définissez des intervalles de vérification : Par exemple, on peut planifier des vérifications régulières des paiements et des obligations contractuelles. La fréquence de ces vérifications dépendra de la nature de votre accord et des termes spécifiques de la délégation.
Comment gérer les écarts ?
- Identification rapide des anomalies : Grâce au système de suivi, toute déviation par rapport aux termes de l’accord est identifiée, qu’il s’agisse de retards de paiement, de montants incorrects, ou d’autres manquements.
- Application des mesures correctives : En cas de non-respect des termes de la délégation, les actions correctives inclues dans l’accord rédigé entrent en vigueur. Cela peut inclure l’application de pénalités convenues, ou, dans les cas extrêmes, la résiliation de l’accord de délégation.
La mise en place d’un suivi efficace et la gestion proactive des écarts permettent de maintenir la santé financière de votre entreprise et de garantir que la délégation de paiement reste un outil avantageux pour toutes les parties impliquées.
Pour que la délégation de paiement fonctionne comme prévu, la notification, la mise en œuvre et le suivi de l’accord sont indispensables. En effet, ils permettent une gestion financière efficace et renforcent à termes les relations avec les partenaires commerciaux.
Comment choisir le type de délégation approprié à mon entreprise ?
Voici quelques indications pour vous aider à faire votre choix :
- Délégation parfaite (ou novatoire) : Optez pour cette solution lorsque le risque de non-paiement est élevé et que vous souhaitez vous libérer de la gestion du recouvrement de la créance en attente de règlement. Elle offre une sécurisation maximale du paiement, éliminant le risque de non-paiement du client initial. Cependant, elle peut entraîner des coûts administratifs et juridiques plus élevés et potentiellement affecter la relation de confiance avec votre client.
- Délégation imparfaite (ou simple) : Choisissez cette option si vous souhaitez maintenir une bonne relation avec le client tout en simplifiant le processus de paiement. Elle permet de conserver la relation de confiance et offre une flexibilité plus importante. Par contre, le débiteur initial reste responsable du paiement. Il existe également le risque de devoir recourir à des actions judiciaires si le paiement n’est pas honoré.
Quels sont les aspects légaux et réglementaires de la délégation de paiement ?
Les aspects légaux et réglementaires de la délégation de paiement comprennent la nécessité d’un accord écrit entre les parties (délégant, délégué, et créancier), respectant les dispositions du Code civil, notamment l’article 1336 concernant la novation.
Ce qui est réglementé, c’est de vérifier la capacité des parties à s’engager, d’enregistrer l’accord si requis, et de s’assurer que toutes les mentions légales et obligations sont clairement définies et respectées, garantissant ainsi la validité et l’exécution conforme de la délégation.
Pour aller plus en profondeur sur les lois, vous pouvez également vous renseigner sur les lois de la sous traitance des paiements (page 13).
Conclusion
La délégation de paiement est une stratégie pour les entreprises qui leur permet de transférer la responsabilité des paiements à un tiers fiable.
Qu’il s’agisse de choisir entre une délégation parfaite de paiement et une délégation imparfaite, ou de comprendre le rôle du débiteur légal, vous avez maintenant toutes les informations en fonction des différents types de délégations.
Les 7 étapes pour mettre en place une délégation de paiement sont :
- Identifiez les avantages pour votre entreprise.
- Obtenez un accord des parties impliquées.
- Rédigez l’accord clairement.
- Complétez les formalités légales.
- Notifiez tous les acteurs concernés.
- Mettez en œuvre l’accord.
- Suivez les paiements et agissez en cas d’écart.
Une communication efficace, une documentation adéquate, et un suivi attentif sont vos meilleurs alliés pour une délégation de paiement réussie, sécurisant vos opérations et optimisant la gestion de votre trésorerie.
