Organisation Credit Management : nos bonnes pratiques

Le poste clients représente environ un quart du bilan total dans une entreprise, avec des variations selon le secteur d’activité. Or, le Credit Management, ou gestion du crédit clients, est un poste à risque susceptible d’entraîner des impayés. En adoptant plusieurs bonnes pratiques vous assurez une parfaite organisation du Credit Management dans votre entreprise, réduisant ainsi les potentiels préjudices d’une mauvaise organisation sur votre trésorerie. Voici quelques bonnes pratiques pour une organisation credit management efficace

1. Définissez une stratégie claire pour la gestion du poste client

Organiser la gestion de son poste clients nécessite toujours de se positionner sur une stratégie claire et transparente au départ. Il s’agit de mettre en place des actions cohérentes et performantes dans une logique séquentielle, dans le but d’atteindre un objectif précis.

Dans le cas du credit management, la question se pose donc de savoir comment vous souhaitez gérer votre poste client au quotidien. Il vous faut également définir un budget et vous y tenir. Ces variables dépendent notamment de la structure financière de votre entreprise, de l’importance du poste clients, de votre stratégie générale et de ses perspectives de rentabilité. C’est en tenant compte de ces différents éléments que vous pourrez mettre en place une stratégie performante en credit management. Une fois instaurée, elle s’insère aisément dans votre politique commerciale et dans votre projet global d’entreprise. Le tout en considérant les contraintes financières qui vous sont propres.

Voici quelques exemples de questions importantes à se poser au départ :

• quels besoins primordiaux votre entreprise a-t-elle ?
• souhaitez-vous plutôt diminuer votre besoin en fonds de roulement ou augmenter votre rentabilité ?
• si vous privilégiez une baisse du besoin en fonds de roulement, quelle est votre volonté ? Financer de nouveaux investissements ou améliorer votre trésorerie ?
• qui sont vos clients et quelles informations avez-vous sur leur solvabilité ?
• quelles conditions de paiement le marché vous impose-t-il ?

2. Etudiez le comportement de vos clients pour établir leurs profils payeurs

Toute personne exerçant en tant que crédit manager doit analyser au préalable les comportements des clients de l’entreprise. Pour ce faire, il dispose d’une panoplie de solutions mises à sa disposition. L’objectif est de compiler le maximum d’informations utiles sur chaque client, de sa situation financière passée comme actuelle. Ou encore de son évolution commerciale potentielle.

D’un autre côté, le crédit manager doit toujours protéger les intérêts de l’entreprise dans laquelle il travaille. Il fixe les délais nécessaires ainsi que les conditions de paiement. Il vérifie que chaque débiteur respecte les conditions contractuelles qu’il a signées. Dès la phase commerciale, la question du crédit management peut se poser. Les collaborateurs qui travaillent sur la thématique commerciale prennent alors conscience de leur rôle dans la performance des résultats de l’entreprise et dans l’encaissement client.

Pour évaluer le comportement de vos clients et le niveau de risque, misez sur une plateforme spécialisée. Hoopiz vous propose une plateforme performante pour accueillir les employés intervenant dans la gestion du poste clients (credit managers, responsables, directeurs financiers, service commercial …). Ces derniers peuvent ainsi utiliser tout le potentiel de ce logiciel pour cerner au mieux le risque clients et limiter au maximum les délais de paiement.

3. Diminuez les impacts d’un impayé avec une bonne organisation credit management

Nombreuses sont les entreprises à considérer le risque d’impayé comme un véritable fléau au quotidien. Lorsqu’elles se trouvent confrontées à un impayé, elles cherchent alors à limiter au maximum l’impact qu’il peut avoir sur leur structure. Cela est d’autant plus difficile lorsque le client en situation d’impayé est entré en procédure collective (sauvegarde de justice, redressement ou liquidation judiciaire).

Pour affronter le risque d’un défaut de paiement, l’entreprise doit adopter une démarche dynamique et proactive en s’interrogeant constamment sur ses besoins. Bien protéger son flux de trésorerie ne se fait pas du jour au lendemain et nécessite de s’entourer du meilleur accompagnement possible. Nous vous invitons donc à vous demander au préalable si vous disposez d’un outil efficace vous permettant d’anticiper le risque d’impayé. Si tel n’est pas le cas il est indispensable d’y remédier rapidement. Avec la solution Hoopiz, suivez vos encours clients pour pérenniser au maximum votre trésorerie. De cette manière vous prenez bien moins de risques d’être confronté à l’impayé d’un client.

Enfin, pour diminuer le risque d’impayé, nous vous conseillons de toujours faire signer des conditions générales de vente en amont. De la même manière, définissez au maximum l’ensemble des conditions de la commande ainsi que les délais de paiement.

4. Souscrivez une assurance-crédit pour protéger votre trésorerie

L’assurance-crédit est une solution très intéressante et efficace pour protéger la trésorerie de votre entreprise. L’assureur-crédit est un professionnel, spécialisé dans la gestion du crédit management. Il intervient pour prendre en charge les créances garanties dans le contrat d’assurance. Cette solution de gestion est idéale pour votre poste clients et participe pleinement à l’efficacité de votre stratégie d’entreprise. Ce type de couverture vous aide à poursuivre sereinement votre activité principale sans que votre solvabilité ne soit obérée par un impayé.

En outre, certains réflexes préventifs sont à tenir avant toute procédure de recouvrement. Interrogez-vous par exemple sur la raison de l’impayé de votre client. Peut-être est-il mécontent du travail réalisé ? Anticiper est le maître-mot dans ce genre de situation. Le crédit management ne doit jamais se penser au moment où la difficulté apparaît. Il doit être naturellement intégré à la culture de votre entreprise pour faire face aux différentes éventualités.

Et si vous souhaitez parfaire votre stratégie de crédit management, libre à vous de choisir certaines autres conditions et procédures. A l’instar du paiement échelonné ou à terme. Vous pouvez également solliciter le versement d’un acompte avant tout démarrage de mission.

6. En conclusion

Bien gérer son poste clients revient en réalité à prendre plusieurs éléments en compte. Il s’agit de gérer le risque tout en ne ratant aucune opportunité commerciale. Le fait d’être couvert en cas d’impayé vous permet justement de pouvoir saisir sereinement certaines opportunités, sans jamais avoir peur pour la trésorerie de votre entreprise. La gestion d’un crédit management est performante lorsque l’on a suffisamment confiance en l’avenir pour développer son positionnement sur le marché et poursuivre avec ses clients clés. Le tout en rassurant les banques, notamment dans le but d’obtenir de nouveaux financements.