Vous recherchez une solution pour piloter le credit management et recouvrer les créances ?
Pour encaisser plus vite, réduire les impayés, centraliser l’information clients et automatiser les tâches, c’est important de faire un choix pertinent.
Voici les clés pour comprendre ce que réalise un bon logiciel de recouvrement de créances et pour analyser les fonctionnalités et critères de décision.
1. Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement de créances ?
Facturer les clients constitue une première étape. Le processus de vente se termine réellement avec l’encaissement effectif des créances. Or, les débiteurs respectent les échéances avec plus ou moins de rigueur. Le suivi et la vigilance vis-à-vis de chaque créancier s’imposent. Heureusement, aujourd’hui des logiciels de recouvrement de créances aident grandement dans ces tâches vitales pour la trésorerie.
1.1. Logiciel pour recouvrer les créances clients : définition
Une solution informatique de recouvrement de créances comporte de multiples fonctionnalités pour couvrir l’ensemble des besoins de pilotage du credit management. Ce type de logiciel automatise les relances et les actions liées à la surveillance des risques. Les équipes peuent alors se concentrer sur la relation client et l’analyse. Le logiciel contribue ainsi à l’amélioration de la trésorerie.
1.2. Pourquoi utiliser un logiciel pour le credit management en entreprise ?
Recourir à une solution de recouvrement informatisée apporte de nombreux bénéfices rapides, à tout créancier qui cherche à réduire l’encours avec ses débiteurs.
a. Encaisser plus vite et réduire le risque d’impayé
Un logiciel de recouvrement de créances rationalise le suivi des comptes clients et la gestion des relances. Avec les automatismes qu’il comporte, la comptabilité client accélère la rentrée de la trésorerie. Elle identifie plus rapidement les litiges ou les factures perdues chez le débiteur. Elle coordonne au même endroit l’assurance-crédit, les règles d’octroi de crédit client et la surveillance des encours. Tous ces éléments contribuent à diminuer le risque d’impayés.
b. Automatiser les tâches comme la relance pour une meilleure efficacité
Autrefois, en l’absence d’outil informatique, toutes les actions s’effectuaient manuellement y compris le processus de relance client. Désormais, avec un logiciel de recouvrement de créances, les collaborateurs gagnent du temps. Ils peuvent accélérer le nombre de relances et aussi se consacrer aux actions à plus forte valeur ajoutée (l’analyse et la recherche de solutions).
c. Professionnaliser la relation financière avec le client
L’automatisation des relances avec le détail de l’encours échu apporte de la fiabilité au processus. Bien paramétré, le logiciel de recouvrement de créances ne se trompe pas. En outre, en disposant d’un suivi rigoureux et régulier des comptes clients, le créancier donne une image professionnelle à son débiteur.
d. Centraliser, historiser et partager l’information sur les clients
Ces outils tournés vers le credit management contribuent à une meilleure connaissance des clients. Les tableaux de bord proposés par le logiciel de recouvrement de créances permettent de diffuser une information catégorisée, par secteur géographique ou par commercial par exemple. L’intégration des données liées au crédit client dans le CRM et son historisation enrichissent la connaissance des tiers pour tous les acteurs de l’entreprise. Les informations récupérées par le logiciel enrichissent la connaissance des clients et permettent la personnalisation de l’expérience selon chaque situation.
Parmi les autres bénéfices d’un logiciel de recouvrement performant, nous pouvons ajouter :
- La création de scénarios sur mesure par client et selon des critères comme la classe de risque ou le comportement de paiement, qui puissent mixer des étapes de relance automatiques, semi-automatiques ou manuelles. Cela permet une plus grande efficacité dans le recouvrement et une parfaite maîtrise des relations financières clients.
- Une meilleure collaboration : les informations importantes circulent efficacement entre les services concernés (chargés de recouvrement, ADV, commerciaux, etc.). De plus, si l’équipe compte plusieurs chargés de recouvrement, le logiciel permet de filtrer le portefeuille client par responsable, agence, commercial, etc. (tout en ayant la possibilité d’avoir une vue d’ensemble).
- La centralisation des informations de contact et de processus de comptabilité fournisseurs spécifiques à chaque client. Il s’agit d’appliquer immédiatement le processus demandé par le client et d’avoir les bons contacts.
2. Comment bien choisir sa solution de recouvrement de créances clients ?
De nombreux outils de recouvrement client existent désormais et sont accessibles en ligne par toutes les entreprises, TPE, PME, ETI, etc. Comment s’y retrouver ? Comment faire un choix pertinent pour manager au mieux le crédit client ? Voici les points à analyser avant de décider.
2.1. Examen des fonctionnalités indispensables d’un logiciel de recouvrement
Commencez par vérifier les fonctionnalités proposées par l’outil de recouvrement de créances. Voici les principales actions réalisées par le logiciel.
a. Analyse du poste client et évaluation du risque
Le recours à une application de recouvrement client permet d’apprécier la performance financière grâce à des tableaux de bord pertinents et accessibles en quelques clics. Avec une datavisualisation comme celle proposée par Hoopiz, votre vision se clarifie. DSO, encours client détaillé, balance âgée, répartition des tiers selon le risque, dépassement de la limite de crédit, etc., voilà ce qu’un tel outil apporte en matière d’analyse de l’encours et du risque client.
Par ailleurs, une application performate utilise l’intelligence artificielle pour :
- aider à segmenter et piloter le portefeuille client ;
- et orienter vers les actions appropriées de recouvrement ou de pilotage du crédit.
b. Gestion de l’assurance-crédit
Idéalement, l’outil de recouvrement des créances clients pilote aussi l’assurance-crédit. Il se connecte au logiciel de comptabilité, ainsi qu’à l’application de l’assureur crédit afin d’analyser les encours au regard des couvertures. Il aide à évaluer le risque et à déceler les absences de garanties. Un système comme Hoopiz vous alerte même en cas d’évolution des garanties octroyées, de retards de paiements des clients ou de zones de risques identifiées.
c. Gestion de la relance client
Un bon logiciel de recouvrement de créances autorise à paramétrer les relances en fonction du profil des clients. Selon la segmentation réalisée, vous programmez des rappels d’échéance par mail ou SMS, ainsi que diverses relances successives en cas de retard de paiement. Vous personnalisez les modèles de courriers envoyés et leur périodicité. Les bénéfices de ce processus sont nombreux (en termes d’organisation, de productivité et de reporting par exemple).Tous les scénarios de relance multicritères s’adaptent aux typologies de factures, comme aux profils des débiteurs définis dans l’application. Idéalement, un outil de ce type donne à l’entreprise une vision globale des actions de relance passées et à venir.
d. Pilotage du contentieux
Les meilleurs logiciels de recouvrement du marché proposent aussi un module de gestion des dossiers mis au contentieux. En quelques clics, ces solutions informatiques autorisent l’envoi des informations nécessaires à la société en charge du recouvrement amiable. En temps réel, cette dernière effectue les actions convenues avec l’entreprise. Assurez-vous également que ce type d’outil offre un tableau de bord des différents dossiers en recouvrement, ainsi qu’un accès direct aux tâches réalisées par le prestataire.
e. Suivi de l’affacturage
Enfin, parmi les fonctionnalités intéressantes, on relève le pilotage de l’affacturage en liaison avec l’établissement bancaire ou financier avec qui l’entreprise a contracté. Ce module complète idéalement le dispositif, notamment pour les sociétés qui choisissent une formule d’affacturage semi-confidentiel ou non géré. Dans ce cas, elles conservent en interne la charge du recouvrement et du suivi administratif des comptes à l’issue de l’émission des factures.
2.2. Intégration de la solution de recouvrement avec l’environnement informatique
Parmi les critères de décision, la capacité de l’outil de recouvrement à s’interfacer avec les autres logiciels occupe une place de choix. En effet, les solutions actuelles en mode SaaS privilégient les automatismes et le gain de temps. Il s’agit donc de pouvoir connecter le logiciel avec la comptabilité comme avec le CRM de l’entreprise.
2.3. Autres critères de choix pour une gestion informatisée du recouvrement
Comme pour toute décision en matière de logiciel, veillez également à vérifier les points suivants :
- facilité d’utilisation, de paramétrage et de personnalisation des scénarios et des reportings ;
- qualité du service d’assistance en ligne ou téléphonique ;
- pérennité de la solution et de l’éditeur et capacité d’évolution ou d’innovation ;
- budget annuel (abonnements en mode SaaS).
Avec ces éléments concrets sur le fonctionnement d’un logiciel de recouvrement de créances, lancez-vous dans la recherche de l’outil idéal. Hoopiz, solution SaaS de credit management et d’aide à la décision, vous accompagne sur l’ensemble du processus de recouvrement. Afin de découvrir comment fonctionne notre plateforme et d’échanger sur vos besoins, prenez contact avec nous.
