L’inflation et la hausse du crédit perturbent l’économie mondiale. Les entreprises souffrent. Elles peinent parfois à honorer leurs dettes auprès de leurs fournisseurs. L’enjeu d’un suivi rigoureux du crédit client devient encore plus crucial pour les directions financières. Alors, comment s’organiser de façon durable et optimale pour améliorer sa gestion du recouvrement ? Quels indicateurs clés mettre en place ? Quel management du poste client retenir et avec quels outils ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article.
1 – Recouvrement de créances : bénéfices d’une gestion sous contrôle
La mise en place en entreprise d’un processus précis et structuré pour recouvrer les factures clients apporte des avantages rapides. Les retours sur investissement se mesurent en monnaie sonnante et trébuchante.
1.1 – Encaissements clients plus rapides
Plus vous suivez de près les encours clients, réalisez des pré-relances et des relances en entonnoir, plus vous favorisez un recouvrement rapide. C’est la meilleure manière d’améliorer la trésorerie.
1.2 – Une gestion des litiges améliorée
Un pilotage rigoureux du recouvrement conduit aussi à mieux identifier, analyser et résoudre les litiges. Par une collaboration active entre les équipes internes à l’entreprise et le client, les dossiers de déduction d’office, de retour de produits ou de demandes d’avoirs se gèrent sans délai. Plus vous attendez pour traiter un litige, plus c’est difficile de le résoudre.
1.3 – Une anticipation des difficultés et une meilleure analyse du risque
Par une attitude proactive, les personnes chargées du recouvrement identifient les signes précurseurs de difficultés financières chez les clients. Ils recherchent une solution avec eux. C’est aussi par un meilleur pilotage du risque et une analyse méthodique du portefeuille client que l’entreprise réduit ses créances douteuses et ses pertes financières.
1.4 – Réduction des impayés et de leur coût financier
Les encaissements s’accélèrent. Les litiges se résolvent. L’entreprise couvre son risque d’impayés par la prise de garanties comme l’assurance crédit et la définition d’encours à ne pas dépasser. Toutes ces actions contribuent donc à diminuer les impayés. Quant au coût financier des créances irrécouvrables, avec une assurance crédit, il se réduit également.
1.5 – Automatisation des processus et priorisation des tâches
En structurant la gestion du recouvrement, vous mettez généralement en place un système informatisé qui automatise diverses tâches. C’est notamment le cas des relances selon des scénarios paramétrés dans l’outil. Vous suivez les actions de credit management grâce à un agenda présent sur la plateforme que vous utilisez. Toutes ces tâches font gagner du temps aux équipes administratives.
2 – Indicateurs de performance de la gestion du recouvrement
Un bon pilotage du recouvrement comprend également des indicateurs, comme pour tout suivi de gestion dans l’entreprise. Voici ceux que nous vous préconisons.
2.1 – Balance âgée client
Elle correspond à la répartition des échéances des créances clients par borne, client par client. Cette forme de balance auxiliaire permet, si les comptes sont correctement lettrés, de visualiser rapidement le montant des retards en volume et en gravité. C’est intéressant d’inclure dans le tableau de bord la répartition de l’encours client en % par borne.
2.2 – DSO (Days Sales Outstanding) ou DMP (délai moyen de paiement)
Ce ratio représente le nombre de jours moyens nécessaires dans une entreprise pour recouvrer ses factures de vente. Son évolution dans le temps et l’analyse de sa composition selon les créneaux commerciaux s’avèrent souvent intéressantes. Par exemple, les délais de paiement de l’Europe du Sud sont nettement plus longs que ceux de l’Allemagne.
2.3 – Taux de l’encours client en litige
Certains secteurs d’activité connaissent des déductions d’office significatives de la part des clients dès lors qu’ils signalent un litige. Votre ERP permet d’identifier dans le grand livre comptable les lignes qui correspondent à des litiges en cours ? C’est alors pertinent de suivre cet indicateur. Vous visualisez ainsi l’efficacité des équipes pour le traitement des litiges clients.
2.4 – Taux de retards de paiement
Additionnez les bornes de la balance âgée qui correspondent à la facturation échue. Et rapportez ce montant sur l’encours total. Le suivi de cet indicateur dans le temps montre si la situation se dégrade ou s’améliore en matière de retards. Il permet souvent d’expliquer des décalages entre la position de cash réelle et les prévisions de trésorerie.
2.5 – Bad Debt to Sales ratio ou Taux de créances douteuses sur CA
Pour calculer cet indicateur, rapportez la variation des créances douteuses de la période au chiffre d’affaires de la même période. Ce ratio mesure l’efficacité finale du recouvrement amiable et judiciaire de l’entreprise. Toute créance douteuse grève en réalité la marge commerciale, même si son positionnement dans les SIG se situe après l’EBE au niveau des provisions de dépréciation.
2.6 – CEI (Collection Effectiveness Index) ou indice d’efficacité du recouvrement
C’est le rapport entre les créances collectées sur une période et le total à recouvrer sur la même période. Le CEI mesure donc la performance des équipes en matière de crédit client et notamment de procédure de relance. Une diminution du taux met en évidence des difficultés de trésorerie à venir auxquelles la direction financière doit parer.
3 – Solutions pour améliorer le recouvrement de créances
Pour optimiser votre gestion du recouvrement des créances clients, en plus des indicateurs à mettre en place, voici une stratégie sur deux axes, l’humain et les outils.
3.1 – Une organisation humaine du recouvrement dans l’entreprise
Citons les points organisationnels à travailler :
- définition des responsabilités et des tâches de chacun dans l’entreprise en matière de recouvrement amiable ou choix d’externalisation ;
- implication des équipes commerciales, administration des ventes et logistiques ;
- création d’un poste de crédit manager selon la taille de la société, son activité et la complexité du suivi des encours ;
- fixation de la limite du recouvrement amiable interne à l’entreprise et de la procédure de recours à un organisme externe pour les dossiers contentieux ou actions en justice.
3.2 – Un logiciel de recouvrement, atout essentiel pour la pérennité de l’entreprise
Le choix d’un outil spécialisé en Credit Management apporte du confort, de la rationalité et de la performance aux équipes. Il contribue à sécuriser l’entreprise sur le plan de la trésorerie.
Hoopiz est une solution SaaS de Credit Management et d’aide à la décision. Outil proactif pour la gestion du recouvrement, il propose notamment les fonctionnalités suivantes :
- analyser le risque client et adapter la stratégie de recouvrement ;
- gérer des scénarios de relance en fonction de vos propres critères (par exemple : le profil payeur) ;
- organiser et planifier dans un agenda les actions de recouvrement pour chaque scénario ;
- améliorer la collaboration entre les équipes par un outil Cloud et des commentaires accessibles à tous ;
- suivre les indicateurs clés avec un tableau de bord en ligne ;
- gérer l’affacturage comme l’assurance crédit, etc.
Avec Hoopiz, vous rendez agile le recouvrement tout en apportant un réel confort opérationnel aux personnes qui suivent le poste client. Investir dans une solution logicielle de ce type sécurise vos processus et contribue à la pérennité de la société. Pour découvrir ses fonctionnalités en détail, prenez contact avec nos experts du credit management.
