Par ces temps où l’économie mondiale se tend, la chasse aux coûts comme le suivi serré de la trésorerie sont de mise. Les directions financières, encore plus que d’habitude, veillent de près sur le cash. Un recouvrement de créances optimisé fait partie de la stratégie à mettre en place si vous souhaitez améliorer votre besoin en fonds de roulement et donc votre trésorerie disponible à la banque. Voici les buts et les enjeux d’un tel processus ainsi que les axes de travail à déployer.
1 – Quels objectifs viser pour un bon recouvrement de créances ?
Bien recouvrer chaque créance client poursuit plusieurs buts, le principal étant l’optimisation de la trésorerie. Tous concourent en définitive à améliorer la position du cash.
1.1 – Se faire payer rapidement par les clients
C’est bien le but ultime recherché par tout professionnel, être payé vite. Vendre et facturer font partie du processus commercial, mais ces étapes doivent se compléter par un encaissement. Dans la mesure où l’entreprise doit d’abord acheter des marchandises ou produire des biens ou des services avant de livrer ses clients, elle engage déjà sa trésorerie. Plus le recouvrement des ventes s’accélère, plus vous agilisez le cycle d’exploitation.
1.2 – Réduire les impayés ou le risque d’impayés
Un processus vertueux de recouvrement de créances vise aussi à limiter au maximum les impayés. Toute facture client définitivement irrécouvrable même après une action en justice ou l’intervention d’un huissier, constitue une perte sèche préjudiciable pour la trésorerie et le résultat. Le vendeur doit redoubler d’efforts pour récupérer l’équivalent de l’impayé. Ainsi, avec un taux de marge de 20 % par exemple, il doit réaliser 5 nouvelles ventes de ce produit pour compenser la perte subie
1.3 – Améliorer la connaissance des clients et l’appréhension du risque
Dans l’organisation du recouvrement client, la direction financière se préoccupe aussi de l’analyse et la maîtrise du risque que présentent les clients et prospects. Selon l’activité et le niveau de facturation envisagé, c’est en amont de la prise de commande qu’intervient cette étude (elle permet par exemple de définir les conditions de paiement adaptées à chaque client). Plus vous cernez votre client correctement, son fonctionnement et sa situation financière, mieux vous couvrez le risque. Vous agilisez ainsi le recouvrement de vos créances.
1.4 – Facturer les clients au plus vite favorise le paiement rapide
L’audit du circuit de facturation met parfois en évidence des retards dans l’émission des factures dans la société. Or, une telle procédure administrative contribue à retarder le paiement des créances, sans oublier l’apparition plus tardive des litiges clients.
1.5 – Régler les litiges clients sans attendre pour accélérer le paiement
De la même manière que la facture doit s’émettre vite, tout litige sur une créance implique une recherche de solution rapide pour fluidifier le recouvrement de créances. Plus le créancier laisse traîner les problèmes de ce type, plus obtenir le paiement de son débiteur devient complexe. Même s’il s’agit au final d’émettre un avoir partiel, le fait de l’établir vite aide au paiement rapide et amiable du solde.
💡 Un bon processus de recouvrement de créance permet d’identifier rapidement les litiges et de les traiter plus rapidement selon leur nature (litige logistique, commercial, etc.).
1.6 – Anticiper les difficultés financières des clients pour éviter l’impayé
La proactivité apporte aussi beaucoup en matière de recouvrement client et donc de cash. Plus l’entreprise s’intéresse à son débiteur, son activité, ses difficultés, plus elle anticipe et sait proposer une solution amiable.
2 – Pourquoi le recouvrement des créances contribue-t-il à une gestion optimisée de la trésorerie ?
Favoriser le recouvrement de créances fait donc partie des bonnes pratiques de gestion. Par toutes les actions menées, à l’amiable ou sur le plan judiciaire, toute entreprise recherche à encaisser ce que le débiteur lui doit, si possible sans délai.
2.1 – La trésorerie, le nerf de la guerre dans tout business
On ne le répètera jamais assez, mais sans trésorerie, aucune entreprise ne peut perdurer. Toute livraison ou prestation fait l’objet d’une facture puis d’un paiement avant ou à l’échéance. C’est la théorie. La pratique met parfois en évidence des dysfonctionnements dans les procédures. Citons une insuffisance de relances amiables, l’absence de dossier contentieux comme judiciaire ou la méconnaissance de la situation du débiteur.
💡 Souvent, les retards de paiement sont dus à un problème administratif, par méconnaissance du processus paiement fournisseur de son client : facture envoyée à la mauvaise personne, format de la facture qui ne correspond pas aux exigences du client, etc.
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2.2 – L’encours client, un des postes vitaux du besoin en fonds de roulement
Dans toutes les entreprises, la gestion financière suppose de suivre la structure de son bilan, avec le fonds de roulement (FDR), le besoin en fonds de roulement (BFR) et la trésorerie. Attentif à minimiser le BFR, le DAF surveille notamment l’encours client. Le recouvrement de créances optimisé constitue alors un levier qui contribue à maintenir le BFR sous le seuil critique.
2.3 – Le risque client pénalise les marges, les résultats et la trésorerie
Vous avez réalisé des relances multiples. Vous avez tenté d’obtenir une ordonnance portant injonction de payer dans le cadre d’une procédure judiciaire ? Vous avez effectué une assignation en référé-provision devant un tribunal, voire une assignation en paiement au fond ? Si rien n’y fait et que votre client n’émet pas le règlement, il est insolvable. Quel que soit son montant, l’impayé définitif revient à passer la facture en perte au compte de résultat, sauf si l’assurance-crédit prend tout ou partie en charge. Le risque client s’analyse en amont de la vente. Il participe aux bonnes procédures en faveur d’un recouvrement de créances optimal.
3 – Les outils d’un bon recouvrement client
Une bonne procédure de recouvrement de créances suppose une organisation humaine ainsi que l’utilisation d’outils spécifiques. Faisons un point rapide dans cet article, sachant que vous pouvez aussi consulter l’intégralité des solutions disponibles pour recouvrer vos créances.
3.1 – L’organisation du Credit Management dans et hors de l’entreprise
Chaque société structure son dossier de recouvrement selon ses besoins et ressources :
- une équipe de Credit Management interne à l’entreprise, en charge des procédures amiables, de l’analyse du risque à la relance (par courrier, e-mail, appel téléphonique ou SMS), sans oublier la gestion des litiges ;
- externalisation du suivi client auprès d’un cabinet de recouvrement, parfois pour la phase amiable et surtout pour le recouvrement judiciaire ainsi que le contentieux.
3.2 – Indicateurs clés pour piloter le recouvrement de créances
Optimiser la trésorerie et le recouvrement de chaque créance suppose aussi de disposer d’indicateurs fiables, pertinents et régulièrement mis à jour. Parmi les KPIs essentiels à une bonne procédure de credit management, citons notamment la balance âgée, le DSO (délai moyen de paiement) ou le taux d’encours client en litige.
3.3 – Logiciel de recouvrement de créances : la solution Hoopiz
Qu’il s’agisse de fluidifier la procédure de relance, de suivre les indicateurs clés, d’analyser le risque client, etc. un logiciel de recouvrement comporte de nombreux atouts pour les entreprises.
Hoopiz, solution SaaS qui se dédie au credit management, vous aide à organiser la relance et à prendre les bonnes décisions pour optimiser le recouvrement de créances et donc la trésorerie. Les fonctionnalités collaboratives présentent sur notre plateforme agilisent le processus interne à l’entreprise. Prendre un rendez-vous de démonstration personnalisé.
Signer des contrats commerciaux c’est bien, obtenir leur paiement c’est mieux !
Ainsi, le bon recouvrement des créances améliore automatiquement la position de la trésorerie. Pour optimiser vos processus internes, pensez à un logiciel de recouvrement. Sans externaliser les tâches, vos équipes financières disposent ainsi avec Hoopiz d’un outil professionnel qui couvre tout le spectre d’une fonction de credit manager. Prenez contact avec nos experts afin de découvrir en détail ce que nous pouvons apporter à votre société.
