L’encaissement client est le processus de réception des paiements de vos clients pour les produits ou services fournis. C’est un facteur déterminant dans la gestion de vos flux de trésorerie, qui montre la santé en général de votre entreprise.
Comment avoir un meilleur contrôle sur les encaissements des clients ? Comment mieux gérer les flux de trésorerie de son entreprise ?
Après avoir amélioré les processus de paiements, nos clients ont en moyenne 14% de trésorerie disponible en plus. En lisant cet article, vous comprendrez tout sur l’encaissement client et vous aurez une méthode étape par étape pour réduire vos retards de paiement.
En résumé :
- Analyser les retards fréquents et leurs causes pour identifier les problèmes dans le processus d’encaissement.
- Automatiser les paiements et les relances pour réduire les erreurs et améliorer la rapidité des encaissements.
- Mettre en place un suivi proactif des paiements en temps réel pour agir rapidement en cas de retard.
- Établir des procédures de recouvrement claires pour minimiser l’impact des paiements en retard.
- Utiliser des logiciels spécialisés pour être plus efficace, gagner du temps, et réallouer les actions aux équipes compétentes.
Qu’est-ce que l’Encaissement Client ?
L’encaissement client implique toutes les opérations et stratégies mises en place pour collecter les paiements des factures émises suite à la vente de biens ou de services.
On retrouve dans ce poste :
- la gestion des comptes clients,
- l’intégration des processus dans des logiciels de gestion spécialisés,
- le suivi via des solutions de gestion des encaissements.
L’objectif est d’optimiser la trésorerie de l’entreprise, primordiale pour maintenir une trésorerie saine et assurer les ressources financières.
Pourquoi est-il important pour la Gestion du Poste Client ?
La gestion du poste client est indispensable pour la santé financière de votre entreprise. Elle influence directement votre besoin en fonds de roulement (BFR) et permet d’optimiser les mouvements financiers, en réduisant les délais de paiement ou en permettant une meilleure disponibilité des fonds.
Une excellente gestion de ce poste est nécessaire pour :
- Minimiser les risques de crédit : En gérant efficacement les créances clients, vous réduisez les risques de non-paiement et de factures impayées, sécurisant ainsi vos opérations financières.
- Améliorer la liquidité : Une gestion efficace des encaissements signifie que les créances sont converties en liquidités plus rapidement, ce qui améliore la gestion de trésorerie et réduit le délai moyen de paiement.
- Favoriser la réduction des coûts : En automatisant les processus de gestion, tels que la procédure d’encaissement client et le recouvrement de créances, vous réduisez les dépenses associées au temps et aux ressources nécessaires pour gérer les retards de paiement.
Sans compter qu’en travaillant ces processus, non seulement vous gagnez en efficacité, mais vous dynamisez votre relation commerciale et l’ensemble de la relation client.
Les différents modes de paiement, tels que le paiement en ligne ou par carte bancaire, facilitent les opérations et accélèrent le cycle d’encaissement, garantissant des paiements temps et en heure.
Et pour finir, ajoutez à l’équation l’utilisation de logiciels et de prestataires de services de paiement (PSP) et vous pourrez :
- suivre les encaissements en temps réel,
- automatiser les transactions,
- offrir diverses options de paiement aux clients.
Ces bonnes pratiques aident à découvrir les habitudes de paiement des clients, très utile pour ajuster vos conditions de paiement et gérer les risques d’impayés.
5 Étapes pour avoir une bonne Gestion des Encaissements Clients
La gestion efficace des encaissements clients peut transformer le fonctionnement de votre entreprise. Améliorer ce processus peut accélérer vos flux de trésorerie et augmenter la disponibilité de vos ressources financières.
On vous propose cinq étapes concrètes pour optimiser vos processus d’encaissement et assurer une gestion financière fiable et saine.
Ce que vous apprendrez :
- Comment évaluer et améliorer votre processus d’encaissement actuel.
- Les avantages de l’automatisation pour réduire les erreurs et les délais.
- Techniques pour suivre efficacement les paiements et minimiser les retards.
- Stratégies pour mettre en place des procédures de recouvrement efficaces.
- Comment tester et ajuster vos méthodes pour une gestion optimale des encaissements.
Évaluer la Situation Actuelle de Votre Processus d’Encaissement
Avant de pouvoir apporter des améliorations, comprendre où se situe le bémol dans vos processus d’encaissement est capital. On dit qu’il faut auditer son “cycle order-to-cash” ou “sales-to-cash”.
Pour gagner du temps et augmenter l’efficacité, commencez par :
- Analyser la rapidité avec laquelle les factures sont traitées et les paiements sont reçus.
- Identifier les goulets d’étranglement dans vos procédures actuelles,
- Noter les retards fréquents ainsi que leurs causes,
L’ensemble de ces informations vous aidera à déterminer si une mauvaise gestion des encaissements impacte vos ressources financières.
Automatiser le Processus d’Encaissement de Clients
C’est impressionant à quel point l’automatisation peut drastiquement transformer votre gestion des encaissements.
En intégrant des logiciels spécialisés et des procédures de relances automatiques, vous pourriez :
- Réduire les délais de traitement des paiements,
- Minimiser les erreurs manuelles, améliorant ainsi la gestion des risques financiers,
- Disposer d’une solution qui s’intègrent bien avec votre système comptable actuel et qui offrent des fonctionnalités telles que la facturation automatique et la reconnaissance des paiements.
- Faciliter le processus de paiement des factures.
Mettre en Place un Suivi des Paiements en Attente
Un suivi proactif fait assurément la différence entre être payé à temps ou subir des retards frustrants.
Par exemple, voici un tableau qui présente une séquence structurée de relances qui intensifie progressivement la communication en fonction du délai de paiement, visant à sécuriser le règlement tout en maintenant une bonne relation avec le client.
| Étape | Action | Date d’action | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | Émission de la facture | 01/06/XXXX | Facture envoyée au client avec une date d’échéance de 30 jours fin de mois. |
| 2 | Pré-relance | 27/06/XXXX | Pré-relance pour s’assurer que la facture a bien été reçue, est en bonne et due forme, et que le paiement est programmé à la date d’échéance. |
| 3 | Relance automatique 1 | 05/07/XXXX (5 jours après) | Relance automatique envoyée si le paiement n’a pas été reçu à la date d’échéance. |
| 4 | Relance automatique 2 | 15/07/XXXX (15 jours après) | Deuxième relance automatique envoyée pour rappeler au client son retard de paiement. |
| 5 | Relance automatique 3 | 30/07/XXXX (30 jours après) | Troisième relance automatique pour insister sur le règlement immédiat de la facture. |
| 6 | Relance personnalisée | 30/08/XXXX (60 jours après) | Envoi d’un courrier spécifique avec la liste des échéances non réglées, suivi d’un appel téléphonique. |
Attention, notons tout de même que le 100% automatique est une très mauvaise pratique, contre-productive. Les scénarios de relance sont toujours à adapter au profil client et au contexte (l’activité de l’entreprise par exemple). Mais de manière classique, vous pouvez automatiser la pré-relance et la première relance. Cela vous fait déjà gagner énormément de temps et la plupart des factures non litigieuses seront payées à ce moment-là.
Et si la facture n’est toujours pas payée, il faut changer de canal : un coup de téléphone, ou un SMS est une bonne pratique.
Configurez un système de suivi qui vous alerte en temps réel dès qu’un paiement est en retard. Cela vous permet d’agir rapidement avant que les retards de paiement n’impactent votre trésorerie, et vous aide à maintenir une relation commerciale saine avec vos clients sur lesquels vous comptez.
Cette approche permet d’automatiser les premières étapes du processus de recouvrement tout en personnalisant les interactions si les délais s’étendent, ce qui augmente les chances de récupération des fonds tout en gérant efficacement les créances.
Établir des Procédures de Recouvrement pour les Paiements en Retard
Des pratiques de recouvrement claires et efficaces vont minimiser l’impact des paiements tardifs.
Définissez des étapes précises pour la gestion du recouvrement, incluant des rappels automatiques et, si nécessaire, des procédures de recouvrement formelles.
Voici un exemple d’une procédure de recouvrement étape par étape :
N’oubliez pas la formation de vos commerciaux pour qu’ils gèrent ces situations de manière professionnelle et efficace, en suivant les meilleures pratiques pour assurer une meilleure gestion des encours clients.
Utiliser un Logiciel Spécialisé dans le Credit Management
Considérez l’utilisation d’un logiciel spécialisé comme Hoopiz pour gérer efficacement le recouvrement des créances.
Ces outils offrent des fonctionnalités avancées pour automatiser et optimiser la gestion des créances clients, faisant de ces systèmes une solution de gestion des encaissements rapidement indispensable pour savoir comment gérer les encaissements plus efficacement.
Hoopiz est bien plus qu’un logiciel de recouvrement, c’est une plateforme sur laquelle vous avez le contrôle total de votre poste client. Comme Hoopiz gère le risque clients, il aide à la décision crédit donc à l’attribution d’une limite de crédit et des conditions de paiement. Avec Hoopiz, vous gérez les risques de non-paiement et les risques client, mais vous pouvez aussi mettre en place des stratégies de recouvrement automatisées !
Petit plus : on propose un diagnostic du poste client !
Relancer Manuellement les Impayés
Pour les cas les plus difficiles, une approche manuelle restera sans doute nécessaire.
La relance personnalisée va souvent encourager les clients à régulariser leur situation plus rapidement. Et elle permet de maintenir une bonne relation client et reste efficace afin d’éviter d’accumuler des factures impayées.
Dans ce cadre, les différents acteurs au sein de l’entreprise doivent collaborer pour assurer que tous les comptes sont gérés de manière adéquate et que toutes les transactions sont suivies pour maintenir une gestion efficace du recouvrement.
Tester et Itérer les Stratégies et Procédures de Recouvrement selon leur Efficacité
Pour améliorer la gestion de crédit client et réduire le DSO (Days Sales Outstanding), il faut adopter une approche basée sur des données récoltées et les habitudes de vos clients en matière de règlement. Dans cette optique d’amélioration et d’efficacité, vous devrez évaluer de manière régulière l’efficacité des méthodes de recouvrement afin de garantir une gestion optimale des factures d’achats et de ventes.
Voici un tableau avec différentes approches et leurs applications possibles pour optimiser les processus de recouvrement :
| Stratégie/Test | Description | Objectif |
|---|---|---|
| Analyse de Performance des Méthodes Actuelles | Utilisation des logiciels de gestion de crédit pour obtenir des données précises sur les comportements de paiement et le délai moyen de paiement et les taux de factures échues. | Identifier des tendances et adapter les stratégies de recouvrement pour des segments spécifiques de clients. |
| A/B Testing sur les Méthodes de Recouvrement | Variation des tactiques de recouvrement pour des groupes similaires de clients pour évaluer quelle méthode est la plus efficace (par exemple, rappels par e-mail vs appels téléphoniques). | Déterminer les méthodes de recouvrement les plus efficaces pour différents profils de clients. |
| Révision des Conditions de Paiement | Collaboration avec les équipes de vente et de finance pour ajuster les termes de paiement pour les nouveaux clients ou ceux présentant des retards fréquents. | Réduire le risque de non-paiement et améliorer le flux de trésorerie en introduisant des incitations ou pénalités. |
| Investissement dans des Technologies Avancées | Investissement dans des logiciels offrant des fonctionnalités d’alerte en temps réel et intégration avec des systèmes de paiement en ligne pour optimiser le suivi des créances. | Accélérer les encaissements et minimiser les délais grâce à une meilleure technologie de suivi. |
| Formations Régulières des Équipes | Formation régulière des équipes impliquées dans le recouvrement sur les meilleures pratiques et nouvelles réglementations. | Assurer une utilisation optimale des outils disponibles et une gestion efficace des encaissements conformément aux réglementations actuelles. |
En adoptant ces stratégies (partie intégrante de la gestion des risques et gestion des comptes), vous créez un cycle d’amélioration continue qui aide à diminuer le DSO mais aussi à renforcer les relations avec les clients.
Ces tests et actions garantissent que les étapes de recouvrement font partie de la gestion proactive des finances, alignée sur les objectifs globaux de votre entreprise.
Conclusion
Maîtriser les encaissements clients est plus qu’une nécessité — c’est une compétence stratégique qui peut significativement renforcer la santé financière de votre entreprise.
En suivant les cinq étapes présentées dans cet article, vous pourrez accélérer vos encaissements mais aussi établir un système plus robuste pour gérer les flux de trésorerie.
Ainsi, vous assurez une base solide pour le succès continu de votre entreprise.
