L’encours client représente le total des ventes à crédit en attente d’être payées par les clients. Plus précisément, il comprend les factures échues (= envoyées mais pas réglées dans le délai convenu), les factures non échues (= pas encore arrivées à échéance et en attente de paiement) et les factures à émettre (= pas encore créées).
Vous vous demandez comment réduire les retards de paiement de vos clients ? Quelles sont les stratégies pour appréhender au mieux les impayés ? Ou tout simplement comment bien gérer vos encours et fluidifier votre trésorerie ?
En moyenne, nos clients ont réduit de 20% leur délai de paiement moyen et ils maîtrisent mieux leurs encours client. Dans cet article, vous découvrirez toutes les ressources nécessaires qui vous permettront de réduire vos délais de paiement et améliorer vos flux de trésorerie.
Dans cet article :
- L’encours client indique l’argent que les clients doivent pour des services ou produits fournis.
- Pour le calculer, vous devez additionner toutes les factures émises et à émettre.
- Suivre des indicateurs comme le DSO (jours de vente en attente de paiement) permet de gérer efficacement les créances.
- Établir des conditions de paiement claires pour les clients réduit les risques d’impayés.
- Informer clairement les commerciaux sur les conditions de paiement assure une communication efficace avec les clients.
- En évaluant le risque de défaillance et/ou les comportements de paiement, on “score” les clients.
- Utiliser des logiciels spécialisés peut automatiser le suivi et la relance pour gérer son encours client.
- Une bonne gestion de l’encours client optimise la trésorerie et maintient la santé financière de l’entreprise.
Qu’est-ce Que l’Encours Client ?
L’encours client représente le montant total des sommes dues par les clients à une entreprise pour des biens ou services déjà fournis, mais pas encore payés. C’est un indicateur clé de la santé financière de votre entreprise qui reflète les créances en attente de paiement.
Une notion importante directement liée à l’encours client est celle du lettrage. Il s’agit du fait de rapprocher un encaissement à une facture. Si ce lettrage n’est pas rigoureux et suivi quotidiennement, il est impossible d’être réactif pour savoir qui est en retard de paiement et comment réagir.
Bon à savoir : pour les entreprises qui sont assurées crédit, cette notion de maitrise de l’encours est très importante. En effet, si l’encours dépasse la garantie accordée, ils ne sont plus couverts.
Y a-t-il des implications légales pour gérer son Encours Client ?
Gérer l’encours client, ça veut dire :
- Surveiller ses paiements,
- Faire des relances,
- Faire tout ce qui est possible pour éviter des retards d’impayés…
Concrètement, il n’y a pas de cadre juridique autour de la gestion de l’encours client. Chaque entreprise gère son encours comme elle le souhaite.
Cependant, les délais de paiement fixés par la loi doivent en effet toujours être respectés. Ces délais en France sont généralement de 30 jours à compter de la réception de la facture ou des marchandises, selon l’article L441-10 du Code de commerce.
D’après le site gouvernemental, tout dépassement de ces délais peut entraîner des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrements à verser au fournisseur. Le taux des pénalités dépend du taux directeur de la Banque centrale européenne et s’élève en moyenne à 14%. L’indemnité forfaitaire s’élève quant à elle à 40€.
Par ailleurs, une mauvaise gestion de l’encours clients implique avant tout un poste client mal géré, donc une augmentation des retards de paiement, des impayés pouvant aller jusqu’à la créance irrécouvrable, une assurance crédit mal gérée s’il y en a une, etc… Lorsque la gestion du poste client est bonne, les Relations Financières Clients sont améliorées, et cela augmente positivement la gestion des litiges.
Comment Calculer son Encours Client ?
Le calcul de l’encours est relativement simple. Il s’agit d’additionner vos factures actuelles échues, non échues et à émettre.
Quelle est la formule pour calculer l’Encours Client ?
La formule est la suivante :
Encours client = factures échues + factures non échues + factures à émettre
Cette formule mesure la valeur des sommes dues pas encore encaissées par rapport à l’activité globale sur une période donnée.
Quels KPIs suivre dans son encours client ?
On parle plutôt de KPIs pour suivre son poste client. Donc voici les principaux KPIs (Key Indicator Performance) qui permettent de suivre et comprendre votre poste client :
- le DSO (Days Sales Outstanding) : indique le nombre moyen de jours nécessaires pour collecter les ventes après la facturation
- le taux de recouvrement : mesure l’efficacité du recouvrement des créances, exprimé en pourcentage des créances recouvrées
- le taux de créances douteuses : représente le pourcentage des créances de clients considérées comme potentiellement irrécouvrables
- l’encours moyen par client : permet d’évaluer la répartition de l’encours client et d’identifier les clients à haut risque
- le taux d’encours : mesure la proportion des ventes en attente de paiement par rapport au chiffre d’affaires total.
Comment Maîtriser son Encours Client ?
La surveillance régulière des paiements permet de garder le contrôle sur son poste client (pour contrôler l’encours client, il suffit de vendre ou ne pas vendre). Vous pouvez aussi identifier les clients à risque, établir des conditions de paiement claires, facturer rapidement et limiter les délais de paiement. Toutes ces pratiques renforceront la gestion financière de votre entreprise !
6 Étapes pour vous aider à mieux gérer votre encours client
1. Auditer votre entreprise
La première étape pour gérer au mieux votre encours client est d’auditer votre entreprise. Cette étape consiste à évaluer vos processus de gestion de crédit, de facturation et de recouvrement actuels afin d’identifier les points faibles et les opportunités d’amélioration.
2. Choisir vos délais de paiement accordés
Ensuite, la seconde étape consiste à établir judicieusement les délais de paiement accordés. Il s’agit de déterminer des termes qui équilibrent les besoins de trésorerie de votre entreprise avec les attentes raisonnables de vos clients, tout en minimisant les risques d’impayés.
Les délais de paiement (et plus globalement les conditions de paiement) doivent être définis pour chaque client de manière individuelle et sur mesure. Typiquement, il se pourrait qu’une entreprise choisisse d’accorder des conditions de paiement avantageuses à un client historique qui a une excellente solvabilité et qui respecte ses délais de paiement plutôt qu’à un nouveau client qui vient de créer son entreprise.
Enfin, nous vous recommandons fortement de constamment surveiller tous les clients, car le “bon client” historique peut commencer à avoir des difficultés et devenir mauvais payeur demain !
3. Informer vos commerciaux des délais
Cette étape implique d’informer vos commerciaux en interne des délais convenus. Il est nécessaire que votre équipe commerciale comprenne les délais de paiement convenus avec les clients afin qu’elle puisse les communiquer clairement et négocier efficacement. C’est ce qu’on appelle couramment la “culture cash“.
4. Effectuer un « scoring » client
Le “scoring” client permet d’évaluer les risques liés à chaque client. Chaque critère objectif va aider à évaluer la solvabilité de vos clients et adapter vos politiques de crédit en conséquence. Gardez à l’esprit la notion de limite de crédit. Il s’agit de définir le montant de crédit que vous êtes prêt à accorder à un client. Maitriser son encours client revient à vérifier que le crédit accordé ne dépasse pas la limite fixée.
Chez Hoopiz, nous proposons d’ailleurs le diagnostic du poste client qui permet de révéler les leviers potentiels d’amélioration de la trésorerie disponible grâce au poste client et de préconiser un plan d’action en intégrant l’environnement de votre entreprise. Notre scoring permet d’évaluer chaque phase du cycle crédit client (ou “cycle order-to-cash”) de votre entreprise pour un audit le plus efficace possible.
Hoopiz, c’est un logiciel de Credit Management et de recouvrement de créances. Notre mission : donner tous les moyens aux entreprises pour optimiser les performances de leur Poste Clients.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à faire un tour sur notre site !
5. Faire appel à des sociétés externes
Cette étape est optionnelle, mais elle peut avoir un impact conséquent quant à votre encours client. Concrètement, cela consiste à faire appel à des sociétés externes spécialisées dans la gestion de crédit. Ces entreprises peuvent faire du consulting pour réorganiser les processus de Credit Management.
Il peut s’agir de sociétés de conseil spécialisées en Credit Management telles que ACM Experts, mais également de logiciels comme Hoopiz avec son diagnostic du poste client CLIANCE !
6. Établir une stratégie de gestion des impayés
Pour cela, vous devez définir plusieurs scénarios pour le recouvrement des créances impayées. Par exemple :
- “Scénario 1 : Bon payeur”
- “Scénario 2 : Mauvais payeur”
- “Scénario 3 : Client dans le public”
On attribue donc un scénario à chaque client selon les critères de risque ou de gestion que l’on a choisi lors de l’audit des processus. Chaque scénario comporte plusieurs étapes avant et après échéances. Hoopiz vous permet d’ailleurs de suivre et d’automatiser tout ce process !
Gardez à l’esprit de faire tout cela en maintenant des relations professionnelles avec vos clients pour préserver la réputation et la fidélité.
Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article “Comment face à des Clients Mauvais Payeurs : 8 recours pour Lutter contre Clients qui ne Paient pas“.
Comment gérer son Encours Client tout en maintenant de Bonnes Relations Clients ?
Il existe plusieurs bonnes pratiques pour cela. Par exemple, adopter une approche proactive et transparente peut être bénéfique. De plus, communiquer clairement sur les conditions de paiement dès le début de la relation commerciale aide à établir des attentes claires. Une autre possibilité serait d’offrir des options de paiement flexibles, lorsque cela est possible, pour accommoder les besoins spécifiques des clients. Cela contribue à renforcer la relation commerciale.
Finalement, les mots qu’il faut retenir sont : “attentif” et “réactif” face aux retards de paiement, et communiquer de manière respectueuse, mais ferme sur les échéances. Cela permet de maintenir une relation de confiance et assurer une gestion efficace de votre encours client !
Comment des Logiciels peuvent vous aider à Gérer votre Encours Client ?
Certains logiciels spécialisés peuvent considérablement faciliter la gestion de votre encours client. En automatisant les processus de suivi et de relance, ces outils vous aident à identifier rapidement les clients en retard de paiement.
Les fonctionnalités de reporting et d’analyse vous permettent d’évaluer votre encours dans le temps et de repérer les tendances. Certains logiciels offrent même des options de scoring client pour évaluer les risques. En intégrant ces solutions à votre gestion financière, vous améliorez l’efficacité de vos opérations et maintenez une santé financière optimale pour votre entreprise.
Chez Hoopiz d’ailleurs, nous réunissons toutes les fonctionnalités et services pour accélérer les encaissements et aider vos équipes à gérer plus efficacement le risque client. Par exemple, notre logiciel de relance client vous offre la possibilité de piloter votre risque client pour limiter les impayés.
FAQ – Questions récurrentes
Comment calculer les encours clients ?
Additionnez vos factures actuelles échues, non échues et à émettre.
Qu’est-ce qu’un encours négatif ?
Un encours négatif se produit lorsque les paiements reçus excèdent le montant des ventes en attente de paiement, indiquant un solde créditeur.
Qu’est-ce qu’un encours fournisseur ?
L’encours fournisseur représente le montant total d’argent que l’entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens ou services reçus, mais pas encore payés.
Conclusion
Une bonne gestion de son encours client est indispensable pour la santé financière de votre entreprise ! En contrôlant efficacement les montants dus par les clients, vous minimisez les risques d’impayés et optimisez votre trésorerie.
Les étapes que nous avons présentées, de l’audit initial à la mise en place de stratégies de recouvrement, offrent un cadre solide pour améliorer la gestion de vos créances clients.
Par ailleurs, l’utilisation de logiciels spécialisés comme Hoopiz permet d’optimiser ce processus, ce qui renforce la capacité des entreprises à maintenir des relations clients saines et à améliorer leur rentabilité.
