Business Case : Réduction des retards de paiement et des litiges
L’entreprise basée au cœur de la technopôle Sophia-Antipolis compte plus de 25 salariés, majoritairement des techniciens. L’équipe compte 3 commerciaux et 1 administrateur des ventes ayant en charge la globalité de la gestion du poste client de la facturation à l’encaissement. La Directrice financière constate des retards de paiement qui impactent le bon développement de l’entreprise, ainsi que des litiges commerciaux traités avec difficulté. Le taux de sinistralité est en légère évolution. L’entreprise utilise SAGE X3 et ne dispose d’aucun service financier.
Secteur :
Sécurité des réseaux informatiquesCA :
18 M€
Nous avons pu constater que l’entreprise était très peu dotée de ressources permettant une bonne prévention et sécurisation du poste client. Notre approche a donc été la mise en place de notre outil de gestion du risque et de la relance clients, simple d’utilisation, auprès de la directrice financière et de son principal utilisateur l’ADV qui bénéficia également d’une formation complémentaire.
> Mise en place de la plateforme HOOPIZ connectée au système d’informations SAGE X3 de l’entreprise. Cette connexion a sollicité le responsable informatique de l’entreprise durant quelques heures. De plus, un atelier fonctionnel a été organisé avec la Directrice financière afin de collecter toutes les informations requises à la configuration sur mesure de la plateforme. La plateforme a été livrée prête à l’emploi, 3 semaines après la validation du projet par la Direction générale.
> La plateforme HOOPIZ qui fut livrée embarquait nativement l’usage des services « à la carte » et tous activables sur la fiche de chaque client :
– Informations financières et de solvabilité avec notre partenaire Creditsafe.
– Mise en recouvrement et suivi entièrement digitalisé avec notre partenaire Cabinet ARC.
> Activation du module Gestion de la Relance et configuration des scénarios de relance avant et après échéance selon les spécificités de l’entreprise.
> Activation de HOOPIZ COMMUNITY permettant le partage anonyme d’informations sur le comportement de paiement d’un même client entre fournisseurs.
> Création de 3 comptes utilisateurs complémentaires avec accès fonctionnel restreint pour les 3 commerciaux. Ils eurent ainsi accès aux chiffres clés des encours filtrés selon leur propre portefeuille clients, et surtout aux informations collaboratives des limites de crédit et de la gestion des litiges.
> Formation de 1h de la Directrice financière et de l’ADV sur l’utilisation de la plateforme.
> CONSEIL – ACCOMPAGNEMENT : Formation complémentaire d’une journée auprès de l’ADV afin de le former aux bonnes pratiques en Credit Management et suivi de la relance.
> Suivi mensuel auprès de l’ADV pour s’assurer de la meilleure utilisation possible de la plateforme.
> La Direction financière a pu mettre en place une stratégie d’octroie des conditions de paiement et de partage des limites de crédit avec tous les commerciaux.
> L’ADV bénéficie au quotidien d’une aide à la décision importante notamment sur les actions de relance à réaliser et les actions “simplifiées” de sécurisation à mettre en place sur les clients en surveillance. Il a fait remonter à sa direction un confort de travail grandement amélioré.
> Après 2 mois d’utilisation, le gain de temps sur les tâches relatives à la relance et aux litiges est estimé par l’ADV est de 45%. Il est heureux de pouvoir réaliser de nouveau des actions en lien avec la relation client et l’upsell.
> Le taux de retards de paiement est passé de 12% à 5% après 6 mois d’utilisation.
> Le délai de paiement moyen a diminué de 6 jours.
