L’heure est à la chasse aux économies et à la gestion serrée du cash. Améliorer sa trésorerie suppose des encaissements rapides et un minimum d’impayés. L’encours de factures aussi appelé poste client correspond finalement à de l’argent qui dort. Alors, comment réduire au maximum son montant ? Passons en revue 6 points organisationnels dans votre entreprise : facturation, relance, gestion du risque, financement de l’encours client par l’affacturage, ressources humaines et outils de recouvrement.
Préambule : définition du poste client
Contrairement à ce que vous pouvez lire fréquemment sur le Web, le poste client ne correspond pas à l’ensemble de la facturation émise par l’entreprise. C’est plutôt l’encours de factures restant à encaisser, donc le poste créances clients qui figure à l’actif du bilan. Ces montants sont soit en retard de paiement soit à échoir.
1. Analyser et couvrir son risque client
En amont de la commande, l’entreprise peut agir sur son futur poste client. Elle étudie sa prise de risque et le couvre, afin de réduire au maximum les impayés ou les difficultés de paiement.
Analyse du risque client en amont des commandes
En B2C, le règlement comptant est souvent de mise. En revanche, en B2B, les professionnels appliquent des délais de paiement en conformité avec la loi. En ce sens, ils accordent un crédit. C’est donc important de vérifier la santé financière des futurs clients afin de s’assurer qu’ils pourront honorer leurs factures. Le vendeur peut exiger des garanties. Il peut aussi refuser des commandes.
L’assurance crédit
Ce type de contrat vise à couvrir le risque que l’entreprise affronte au niveau du règlement de ses factures clients. En outre, lorsque le client présente des retards de paiement, le contrat d’assurance crédit devient un outil intéressant pour se faire payer.
2. Les pratiques relatives à la facturation
La seconde étape à surveiller en matière de poste client correspond à l’émission de la facture avec toutes les mentions qui y figurent. Nous recommandons particulièrement :
- d’éditer et transmettre rapidement la facture au client, dès la réalisation de la prestation ou la livraison des produits ;
- de s’assurer que les délais de paiement restent corrects au regard de la réglementation et des habitudes du secteur d’activité ;
- de proposer des avances sur commande pour faire entrer la trésorerie ;
- de favoriser l’escompte pour encaissement comptant ou avant échéance.
3. Réduire le poste client par une relance performante
Le processus de relance interne à l’entreprise doit être optimisé afin de réduire au maximum le poste client. Il comprend à la fois les techniques utilisées, les personnes impliquées ainsi que le traitement des litiges clients.
Utiliser les bonnes méthodes de relance
La notion de relance implique d’encadrer et de s’assurer que les conditions de paiement vont être respectées. Nous rencontrons dans les entreprises de bonnes comme de mauvaises pratiques en termes de relance client. Veillez à mettre en place le meilleur processus possible, notamment avec la méthode de l’entonnoir.
Associer les services commerciaux au processus de relance
La comptabilité ne doit pas se retrouver seule à gérer les relances des clients. Par leur proximité avec la clientèle au travers de leurs relations commerciales régulières, les vendeurs peuvent faciliter le recouvrement. En les associant dès le premier retard de paiement, ils contribuent à réduire le poste client.
Accélérer la gestion des litiges clients
Dès lors que le client fait part de l’existence d’un litige, veillez à le faire analyser et résoudre sans délai. Une bonne communication avec les différents acteurs, logistique, administration des ventes, commerciaux, etc. aide grandement. Plus l’entreprise émet vite son avoir partiel, plus l’encaissement du solde intervient rapidement. Notez que parfois un petit litige peut entraîner le non-paiement de l’ensemble des factures en compte.
4. Financer son BFR par l’affacturage ou factoring
Diminuer le poste client suppose aussi d’accélérer les encaissements. C’est une manière d’améliorer le cash de la société. L’affacturage constitue une des solutions pour y parvenir. Ce type de contrat consiste à céder ses créances à un organisme appelé affactureur ou factor. Cette société, parfois filiale de votre banque, vous verse alors des avances de trésorerie correspondant à un pourcentage convenu des factures cédées. Quel que soit le mode d’affacturage utilisé, standard, notifié non géré, non notifié, etc. cette solution de financement court terme est un moyen de réduire le BFR comptable.
5. Organiser les ressources pour piloter le crédit client
En dehors des actions pratiques à déployer pour optimiser le poste client, l’organisation humaine importe également. Qu’il s’agisse des ressources internes ou de solutions de recouvrement externalisées, faites le point sur vos processus.
Bénéficier d’une équipe de Credit Management en interne de l’entreprise
Assurez-vous de disposer des compétences internes suffisantes pour piloter le crédit client de A à Z. Sinon, externalisez le recouvrement. Tout dépend de la taille de l’entreprise et de celle du service comptable. Les TPE aux faibles équipes administratives peuvent choisir l’affacturage standard, ce qui revient à déléguer le travail au factor.
Avec une formation aux outils et techniques de recouvrement amiable, un comptable peut tout à faire prendre en charge le suivi du poste client, sous la supervision du DAF ou de l’expert-comptable. Les sociétés de plus grande taille créent la fonction de credit manager à part entière.
Déléguer les dossiers complexes à des sociétés spécialisées en recouvrement
Sur le plan des ressources, le pilotage du poste client s’externalise auprès de sociétés spécialisées et de commissaires de justice (huissiers) :
- lorsque le recouvrement amiable interne à l’entreprise n’aboutit pas ;
- pour la mise en contentieux de certaines créances douteuses, en vue d’actions judiciaires (injonction de payer notamment).
6. Disposer des bons outils pour la gestion du poste client
Enfin, optimiser le poste client devient plus facile si l’entreprise dispose d’outils informatiques spécialisés pour le crédit client. De nombreuses actions s’automatisent et se programment désormais, notamment sur la base de scénarios. Les bonnes solutions disponibles en ligne apportent de la technicité et du professionnalisme, sans compter un tableau de bord pour la gestion de l’ensemble du processus.
Hoopiz est un logiciel de Credit Management et de recouvrement de créances. Il offre aux entreprises plusieurs services centralisés sur une même plateforme collaborative :
- pilotage du risque client, de l’évaluation à la surveillance, sans oublier l’assurance crédit ;
- amélioration des encaissements et donc du cash par la relance client, l’affacturage ainsi que le suivi du contentieux.
Une gestion du poste client optimisée contribue à bonifier la trésorerie de l’entreprise. En appliquant l’ensemble de ces conseils, vous percevrez rapidement les bénéfices. Pour des processus encore plus performants, pensez à vous équiper d’un logiciel de recouvrement. Consultez nos vidéos en ligne ou organisez une démo avec nos experts. Vous visualiserez mieux l’apport de notre solution pour suivre les encours clients de votre entreprise.
