Pour éviter que l’impayé ne se manifeste, il est question de mettre en place une stratégie anticipative et durable de gestion du risque.
L’un des facteurs clés de succès sera également basé sur l’étroite collaboration entre les départements Commerce et Finance et donc de la diffusion d’une culture Sales-to-Cash.
Cela passe par un ensemble d’actions, prérequis, que nous allons détailler ensemble dans cet article.
1. Mettre en place des fondations solides pour la stratégie de recouvrement : la politique de crédit interne
L’élaboration de la politique de crédit est une étape déterminante pour encadrer le processus sales-to-cash, les règles et conditions de paiement, les classes de risque, les leviers associés ainsi que les rôles et responsabilités de chacun.
“Concilier les enjeux et intérêts de chaque département pour garantir un juste équilibre entre performance et satisfaction clients. Et faire du cash, l’affaire de tous.” – Christophe Goffinon, CEO cofondateur d’Hoopiz
Votre entreprise doit clairement se positionner sur sa philosophie et sur son fonctionnement en termes de :
- Segmentation des typologies de client (de très bon payeur à très mauvais payeur), scoring client (méthodes points de risque) et conditions d’octroi de crédit associées
- Segmentation des encours par classes de risques (risque faible à élevé selon les tranches de retard de paiement, taux d’échu et le DSO associé) et conditions d’octroi de crédit associées
- Conditions de facturation et de paiement
- acomptes
- délai de paiement
- moyen de paiement (chèque, virement, prélèvement SEPA, …)
- échéancier de facturation
- Procédures de :
- connaissance financière client : quelles données récupérer et vérifier avant de se lancer contractuellement avec une nouvelle entreprise
- facturation client : quel processus d’édition et d’envoi de la facture, quels sont les intervenants ? quel suivi des conditions de paiement ?
- gestion des risques : quelles actions à mener pour assurer l’évaluation et le suivi des risques
- gestion de la relance, du recouvrement amiable et contentieux : quelles actions menées en cas de retard, via quels canaux, et dans quel délai
- gestion des litiges : quels intervenants concernés ? quel mode opératoire en cas de contentieux ? qui se charge de la résolution et du suivi client et via quel outil de communication ?
- Rôles de l’équipe vente, ADV et de l’équipe finance
Pour répondre à l’ensemble des points, il sera bien sûr question de se baser sur votre expérience vécue au sein de l’entreprise et celles des différentes parties prenantes intervenant tout au long du cycle de valeur, sur les usages dans votre secteur d’activité ainsi que sur les objectifs fixés pour donner une lecture claire sur votre fonctionnement et diffuser la culture Cash.
Vous pouvez être accompagné dès l’élaboration de la politique de crédit afin de capitaliser sur les bonnes pratiques des experts en Credit Management.
A noter que ce document formalisé est évolutif et permet d’engager l’amélioration continue des processus existants. La réalisation d’un diagnostic du poste client par une entreprise experte et externe peut aussi permettre d’identifier les axes de progrès et les gisements de gains sous-exploités.
2. Gagner un nouveau client c’est bien, encaisser c’est mieux : vers la performance du recouvrement
Avant de s’engager avec un nouveau client, il est alors important de savoir s’il sera en capacité d’honorer le paiement de ses factures et ainsi éviter de nouveaux investissements.
Pour ce faire, il convient tout d’abord que votre équipe commerciale vérifie l’existence juridique de ce prospect avec le SIREN (ou autres régimes existants) si ce client est en France, ou son équivalent s’il est à l’étranger.
L’objectif à ce niveau de la relation est également de demander au prospect des informations financières telles que son bilan ou son compte de résultat.
Vous pouvez également vous appuyer sur le site BODACC pour vérifier qu’aucune procédure collective n’est ouverte dans le cas d’un prospect français.
De nombreuses solutions et sources d’informations financières existent pour enrichir la connaissance prospects et ainsi identifier rapidement la solvabilité des entreprises. Vous pouvez ainsi obtenir un score prospect, un profil risque, ou encore une limite de crédit conseillée.
Ici aussi, le partage d’informations entre la direction financière et commerciale permettra de garantir la bonne évaluation du prospect.
HOOPIZ se connecte à votre système de comptabilité, ERP ou CRM, pour disposer de toutes les informations de votre portefeuille nécessaires à l’analyse et la surveillance des risques prospects et clients au quotidien. La solution enrichira également vos données avec celles des fournisseurs d’informations financières disponibles sur la solution ou vos services existants.
De plus, les comportements de paiement peuvent fluctuer selon la taille, les secteurs d’activité ou le cycle de paiement fournisseur.
L’équipe commerciale pourra à nouveau s’appuyer sur la direction financière pour obtenir des informations sur le client d’un même secteur, établir des clauses spécifiques en lien avec la politique crédit de l’entreprise et le montant de l’encours à accorder. Ce dernier pourra varier selon la projection de chiffre d’affaires avec cette entreprise. Des pratiques comme la mise en place d’un acompte permettent également de se sécuriser, de minimiser les risques et de faire face aux avances de trésorerie.
3. Stratégie de recouvrement – Gagner en sérénité en mettant sous surveillance les encours
Votre vigilance sur les encours de clients existants est clé pour la sécurisation du chiffre d’affaires de votre entreprise.
“Connaître un client n’est pas une garantie suffisante. Un dialogue permanent doit s’instaurer avec le client, le Commerce et la Finance, pour ajuster au mieux la relation financière client et dynamiser votre trésorerie” – ajoute Christophe Goffinon, CEO cofondateur d’Hoopiz
Pour accompagner la croissance de votre client en toute sérénité dans le temps et vous sécuriser, plusieurs bonnes pratiques sont à privilégier :
- Évaluer la situation financière du client et sa motivation pour une nouvelle commande avec l’équipe commerciale
- Analyser son comportement de paiement : vérifier son niveau d’encours par rapport aux limites de crédit, les factures arrivées à échéance, les éventuels incidents de paiement et historique des commandes
- Ajuster les délais et moyens de paiement accordés au client dans le cadre d’une nouvelle commande. Être plus ou moins souple selon la situation et la croissance du client.
- Bénéficier d’une vue 360° de votre portefeuille client avec des outils digitaux qui embarquent des données financières pour identifier la répartition des risques de défaillance sur la totalité du portefeuille client
La situation de votre client est mouvante et les contextes conjoncturels, politiques, géopolitiques peuvent impacter l’entreprise et son comportement de paiement. Pour accroître la surveillance, des alertes dynamiques et temps réel sont également disponibles au sein des solutions dédiées pour rester proactifs dans la gestion du crédit client. Par exemple, dans le cas d’une limite de crédit dépassée.
Hoopiz a développé un score IPH : Indicateur de paiement Hoopiz, basé sur son activité de recherche basée à Sophia-Antipolis. L’IPH concerne les délais de paiement effectivement observés sur vos encours clients. En un clic, vous visualisez vos clients ayant des comportements de paiement envers votre entreprise classés de “Très bon payeur” à “Très mauvais payeur”.
