L’optimisation des encaissements clients fait partie des préoccupations quotidiennes d’un DAF. Avec un contexte économique tendu, une gestion professionnelle du poste client prend encore plus de sens alors que les délais de paiement pourraient s’allonger. Comment s’organiser et quelle solution de recouvrement de créances choisir ? Voici un panorama complet des outils et méthodes afin de mettre en place un bon pilotage du crédit client, en interne ou en externe, avec une plateforme de recouvrement ou un logiciel de Credit Management.
1 – Enjeux et bénéfices de la gestion des délais de paiement et des impayés
De nombreuses directions financières connaissent malheureusement les conséquences néfastes d’un impayé client, tant sur la trésorerie de l’entreprise que sur sa rentabilité. Quant aux retards de paiement, ils sont aussi à surveiller, car ils peuvent être annonciateurs de plus grandes difficultés chez les clients. Aussi, certaines directions financières n’ayant pas de problématiques d’impayés, souhaitent optimiser leur poste client pour en réduire le coût et développer la trésorerie disponible.
1.1 – Accélérer les encaissements pour améliorer la position de cash
Parmi les priorités 2022 des directions financières, selon l’enquête réalisée par PWC et la DFCG, la gestion du cash arrive en troisième position. Cet enjeu ne se dément pas année après année, tant le manque de trésorerie peut contrarier les projets d’investissement, de croissance, voire mettre en péril toute l’entreprise. Pour optimiser le processus O2C (order to cash), soit de la commande à l’encaissement, le recouvrement occupe une place de choix. En réduisant les retards de paiement par une bonne surveillance, une pré-relance puis une relance, la direction financière accélère les encaissements. Notons qu’une facturation rapide contribue aussi à recouvrer l’argent plus vite. C’est également le rôle de la DAF de s’assurer de ce point.
1.2 – Réduire les impayés clients et leur impact sur le résultat de l’entreprise
Tout créancier qui subit un impayé client doit en assumer l’impact financier. C’est d’autant plus vrai quand il n’a pas souscrit d’assurance crédit ou que les clients, ses débiteurs, ne bénéficient pas d’une couverture dénommée. Toute somme due doit s’encaisser pour éviter de grever le résultat. Un commercial qui vend avec un taux de marge de 25 % devra réaliser 4 ventes supplémentaires pour récupérer la perte financière que représente une créance impayée.
1.3 – Anticiper les difficultés de recouvrement client
L’enjeu d’une bonne gestion des délais de paiement et des impayés réside aussi dans l’anticipation des risques afin de les réduire. Avec des solutions de recouvrement de créances éprouvées, vous organisez le credit management de façon proactive. Plus l’entreprise identifie rapidement des signes annonciateurs de difficultés chez ses clients, plus elle peut échanger vite avec eux et trouver des solutions. Elle peut également décider de ne plus accroître son encours ou de le contenir en attendant des encaissements effectifs.
2 – Quelle solution de recouvrement de créances choisir ?
Pour piloter le recouvrement amiable des créances, les PME, ETI ou grands groupes ont le choix entre diverses solutions logicielles et organisationnelles. Voici un panorama des possibilités à étudier.
2.1 – Recours à une solution logicielle pour recouvrer les créances
Plutôt que de tout faire à la main, la direction financière d’une entreprise peut s’équiper d’un outil informatisé pour réaliser le recouvrement de créances. Ces logiciels présentent de nombreuses fonctionnalités. Ils constituent des solutions tout-en-un et collaboratives.
a – Intérêts et bénéfices d’une solution informatique de recouvrement
En adoptant un logiciel de recouvrement de créances, vous pouvez :
- automatiser des tâches répétitives et chronophages de contrôles, de pré-relance et de relance ;
- partager avec les autres services de l’entreprise les informations sur l’encours du client, son évolution, les litiges, les échanges, etc. ;
- accélérer les encaissements par un meilleur contrôle et une meilleure analyse du risque ;
- professionnaliser et rationaliser le suivi des créances, ce qui contribue à améliorer l’image de l’entreprise chez vos clients.
💡 Un logiciel de recouvrement aussi complet peut-être appelé “Logiciel de gestion du risque et du recouvrement client” ou “Logiciel de Credit Management” (comme Hoopiz).
b – Fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement de créances
Ces solutions de recouvrement de créances proposent généralement les fonctionnalités suivantes :
- gestion de scénarios de relance selon la typologie de factures et les profils payeurs ;
- configuration d’actions de recouvrement pour chaque scénario défini (relance automatique, semi-automatique ou manuelle) et mode de relance (téléphone, email ou lettre par courrier postal) ;
- établissement de tableaux de bord pour la gestion des actions et des priorités ;
- gestion d’informations collaboratives comme des messages, données financières ou commentaires ;
- suivi éventuel des dossiers en contentieux gérés par une société de recouvrement spécialisée ;
- pilotage de l’assurance crédit voire de l’affacturage.
2.2 – Internaliser ou externaliser le recouvrement de créances
La mise en place d’une solution de recouvrement des créances implique aussi de choisir quelle organisation humaine déployer. Travailler en interne ou externaliser les tâches, les deux options sont possibles..
a – Choix d’un recouvrement des créances clients en interne de l’entreprise
Si la taille de l’entreprise et les ressources le permettent, la solution interne de recouvrement amiable présente de nombreux atouts. Les personnes en charge du credit management bénéficient d’une connaissance fine de leur propre entreprise, des produits ou services ainsi que des clients. Elles échangent aisément avec les commerciaux, l’administration des ventes et le service logistique, eux aussi acteurs dans le processus de recouvrement. En équipant la comptabilité client ou le credit manager d’un logiciel spécialisé, vous optimisez en outre les procédures internes de recouvrement.
b – Solution de recouvrement de créances externalisée auprès d’un cabinet
Les entreprises peuvent également choisir de déléguer le recouvrement amiable en externe. C’est notamment une manière de réduire la charge administrative. Deux options s’offrent à elles :
- cabinet spécialisé en recouvrement amiable de créances pour le compte d’autrui, voire un huissier – appelé aujourd’hui commissaire de justice – lorsque le montant de la créance unitaire le justifie ;
- l’affacturage selon le mode classique (notifié et géré), opération réservée aux relations BtoB et pour laquelle le factor se charge du recouvrement.
💡 Le mix des deux (gestion interne + externalisation) est également possible. Dans ce cas de figure, les logiciels collaboratifs comme Hoopiz sont utilisés :
- l’équipe externalisée a automatiquement accès à toutes les informations dont elle a besoin (car connectée au système d’information de l’entreprise) ;
- et l’équipe interne peut suivre en temps réel les actions réalisées et passer à l’action immédiatement si besoin (litiges, promesses de paiement, etc.).
3 – Les acteurs en solution de recouvrement de créances
De nombreuses sociétés proposent désormais des services en ligne de recouvrement de créances. Toutefois, ces solutions ne présentent pas toutes les mêmes fonctionnalités.
3.1 – Plateforme spécialisée en recouvrement
La dématérialisation des processus administratifs et comptables a vu émerger de nouveaux acteurs en ligne en matière de recouvrement amiable de créances. Ces professionnels émanent parfois du monde de l’assurance. Ils complètent alors leur offre d’assurance crédit par des outils de recouvrement des factures impayées. Ce service intervient donc après l’échéance de la facture, soit lors de l’apparition du retard. Ces sociétés se chargent des relances en phase amiable. Elles peuvent aussi mettre en œuvre une procédure judiciaire en accord avec leur client.
3.2 – Logiciel de Credit Management
Ce type d’outil offre l’avantage d’intervenir dans un délai plus court que les plateformes spécialisées en recouvrement amiable. Avec une gestion anticipée des difficultés, l’entreprise améliore ses chances de recouvrement. Elle réduit les impayés ainsi que le recours à une procédure contentieuse, voire judiciaire. La surveillance des encours clients démarre idéalement bien en amont de la date d’échéance de chaque facture.
3.3 – Pourquoi choisir Hoopiz comme solution de recouvrement ?
Logiciel en mode SaaS, Hoopiz se dédie au recouvrement client de A à Z. Plateforme proactive, notre outil propose un panel complet de prestations pour le DAF de PME qui cherche une solution de recouvrement de créances.
Avec Hoopiz, vous disposez d’un logiciel modulaire complet :
- agile, car paramétrable selon vos besoins (scénarios, tableaux de bord, actions) et avec divers modules optionnels ;
- accessible à tous en mode collaboratif ;
- riche en fonctionnalités avec la gestion du risque client et l’accélération des encaissements.
Hoopiz, notre solution de recouvrement de créances concerne toutes les PME qui souhaitent à la fois activer le recouvrement et réduire les impayés. Avec nos outils, vous analysez le risque et pouvez anticiper avant les échéances. Hoopiz peut être utilisé en interne ou en mix (gestion interne + externalisation). Pour mieux visualiser ce que nous pouvons apporter à votre direction financière, rien ne vaut une démonstration en ligne !
