Le suivi du crédit client est un des principaux leviers pour améliorer la gestion de trésorerie en entreprise.
Ainsi, maîtriser les bonnes pratiques et techniques de recouvrement de créances revêt toute son importance.
Vous souhaitez savoir comment organiser le credit management dans votre entreprise ? Et connaître les clés du succès pour la gestion d’une procédure amiable comme judiciaire ?
Nous vous expliquons tout cela dans cet article.
1. Recouvrement de créances : objectifs et enjeux pour l’entreprise
Les enjeux d’un suivi rigoureux du crédit client sont réels, car le retour sur investissement s’avère souvent rapide pour le créancier.
1.1 – Les enjeux d’un pilotage du crédit client
Une entreprise qui vend sans se faire payer dans les temps par ses clients met doublement en péril sa pérennité. Voici pourquoi.
a – Le suivi du cash, une démarche fondamentale dans toute entreprise
Cash is king comme le dit l’adage. Sans argent, toute entreprise court à sa perte. Les directions financières surveillent la performance économique, ainsi que la structure bilancielle des sociétés. Elles adaptent le financement de chaque cycle selon les prévisions de trésorerie. Tout grain de sable significatif dans le recouvrement client peut contrecarrer cette mécanique financière (et engendrer des coûts supplémentaires).
b – Un pilotage serré de l’encours client pour maîtriser son BFR
Dans cette gestion du cash, la surveillance du besoin en fonds de roulement (BFR) revêt toute son importance. C’est la différence entre les actifs circulants (créances et stocks) et les passifs circulants (dettes fournisseurs, sociales et fiscales). Si le BFR est positif, la recherche de trésorerie s’impose. Aussi, contenir le BFR autant que possible, voire tenter de le réduire, participe à un bon pilotage financier. Or, tout retard de paiement client contribue à dégrader le BFR.
c – L’impact des impayés sur la marge commerciale de l’entreprise
Pour contrebalancer la perte sèche d’un impayé, les commerciaux doivent multiplier les ventes. Par exemple, avec un taux de marge de 25 %, c’est quatre fois le chiffre d’affaires perdu qu’il faut réaliser. Un processus de recouvrement bien huilé ne laisse pas la place à l’improvisation. Pour calculer le chiffre d’affaires compensatoire à réaliser en cas d’impayé, nous vous proposons notre calculateur gratuit ici.
1.2. Objectifs d’une stratégie de recouvrement de créances
En déployant des techniques de recouvrement rigoureuses dans votre entreprise, vous poursuivez plusieurs objectifs qui contribuent tous à une gestion financière saine.
a – Recouvrer les créances dans les délais prévus
Le credit management vise à encaisser les règlements clients au plus tard à l’échéance de chaque facture. Pensez aussi à l’importance de facturer rapidement, dès la livraison du produit ou la réalisation du service. En effet, le retard administratif de facturation signifie aussi souvent un paiement plus tardif par le débiteur.
b – Réduire le risque d’impayé et traiter les litiges rapidement
Les bonnes pratiques de recouvrement de créances visent aussi à contenir et réduire le risque d’impayé. Plus vous disposez d’un suivi administratif rigoureux, organisé et sérieux, plus les difficultés de trésorerie des clients et la présence de litiges s’identifient rapidement. Un dossier de litige qui s’éternise devient de plus en plus complexe à résoudre pour un créancier.
c – Fiabiliser le suivi administratif des comptes clients et de la facturation
Avec un suivi rigoureux du recouvrement des créances, l’entreprise s’organise et se structure. Elle met en place des procédures et des workflows qui garantissent la traçabilité des flux financiers et leur documentation. Elle s’assure de facturer vite les clients. Elle surveille les comptes de tiers, les justifie et traite les litiges.
d – Maintenir une relation client de qualité et professionnelle
L’entreprise qui dispose des bonnes techniques de recouvrement prend soin de sa relation avec les clients. L’objectif visé est l’accélération des paiements et par conséquent, d’apporter aussi une aide à un débiteur en difficulté, afin de trouver une solution et réduire l’impayé. La réalisation d’un suivi serré des comptes clients donne également l’image d’une entreprise sérieuse et bien gérée.
2. Qui sont les acteurs du recouvrement de créances ?
Les techniques de recouvrement des créances comportent toujours une phase amiable (échanges en vue d’obtenir le paiement), et parfois une procédure judiciaire.
2.1 – Le recouvrement de créances dans l’entreprise : acteurs et outils
L’essentiel du processus de recouvrement s’effectue en interne. Les personnes impliquées dépassent le cadre du service comptabilité, même si ce dernier reste pivot dans l’opération. Des outils et plateformes en ligne les aident grandement dans ce processus.
a – Une organisation interne qui dépend de l’activité et de la taille de l’entreprise
Selon les entreprises, le service dédié au credit management est rattaché ou non à la direction financière. Lorsque le niveau ou la complexité du risque client ne l’impose pas, ainsi que dans les TPE et PME, c’est généralement la comptabilité client ou le comptable unique qui réalise le recouvrement des créances.Dans tous les cas, la personne chargée du suivi des comptes clients travaille conjointement avec les commerciaux et le service administration des ventes. C’est indispensable de les alerter rapidement en cas de retard de paiement ou de litige identifié. Ils contactent alors leurs clients. Cette opération de pré-relance s’avère souvent efficace, voire riche d’informations.
b – Hoopiz, une solution pour vos équipes financières et commerciales
Nous offrons avec Hoopiz Credit Management, un logiciel de recouvrement et de gestion du risque client qui est collaboratif et connecté à votre écosystème afin notamment de piloter le poste client, évaluer et surveiller le risque qu’il comporte, et, en option, gérer l’assurance-crédit grâce au rapprochement automatique entre les encours et les garanties. Pour accélérer le recouvrement des factures, notre logiciel propose aussi la gestion de la relance client et des litiges, ainsi que le pilotage du contentieux.
2.2 – Recouvrement amiable externalisé de créances
Lorsque le recouvrement amiable n’aboutit pas à l’issue du dialogue entre le créancier et son débiteur, s’ouvre une étape toujours amiable, mais externe à l’entreprise. L’entreprise remet le dossier à un organisme de recouvrement amiable de créances pour le compte d’autrui. Il peut s’agir de sociétés spécialisées ou d’huissiers de justice, désormais appelés commissaires de justice. Ces activités sont réglementées.
2.3 – Recouvrement judiciaire des créances clients
C’est ce qu’on appelle un recouvrement forcé de la créance, dans la mesure où l’entreprise saisit la justice pour obtenir le règlement des factures impayées par son débiteur. L’action judiciaire consiste à se procurer une injonction de payer, un référé-provision ou une assignation en paiement. Ensuite, le commissaire de justice (huissier) met à exécution la décision du juge. L’objectif est bien de contraindre ainsi le débiteur à régler sa dette à son créancier.
3. Techniques de recouvrement de créances : les meilleures pratiques
L’organisation du recouvrement des créances clients suit un schéma précis. Nous vous exposons aussi quelques techniques clés pour plus de succès dans le processus.
3.1 – Les étapes d’un bon credit management en entreprise
La procédure de relance se structure. La notion d’échéance s’avère fondamentale, tout comme la documentation de la vente et des relances. Passé un certain délai, l’entreprise doit savoir recourir à des techniques de recouvrement externes.
a – Suivi des balances âgées de l’entreprise
L’identification régulière des factures en retard de paiement ou échues est une bonne pratique, à mettre en œuvre dans toutes les directions financières. Les balances âgées clients constituent une excellente base de travail. C’est aussi une manière d’identifier de nouveaux litiges repérables dans les comptes par des déductions d’office ou des règlements partiels. Communiquez les points sensibles aux commerciaux pour analyse et avis sur la suite à donner avec les clients. Procédez à des pré-relances avant échéance pour rappeler aux débiteurs qu’elles arrivent. Vous détectez ainsi les factures égarées par les clients par exemple.
b – Relances de plus en plus fermes de chaque débiteur
Le travail d’analyse de la balance âgée se poursuit par les processus de relances périodiques des clients. La procédure d’escalade (ou en entonnoir) consiste à en réaliser plusieurs de plus en plus appuyées :
- relance téléphonique pour notamment comprendre le motif du retard ;
- nouvel appel plus ferme, suivi d’une confirmation écrite ainsi que la recherche de solutions (par exemple, un plan d’étalement de la dette du débiteur) ;
- lettre de relance écrite de niveau 2 ;
- envoi de la mise en demeure.
c – Mise au contentieux du dossier client
À ce stade, le créancier doit savoir arrêter la procédure de relance du débiteur et remettre le dossier au contentieux. C’est une société spécialisée ou un huissier de justice qui prend alors le relais, sous couvert d’une rémunération payée par le créancier. Selon le montant unitaire de la créance, cette action de recouvrement contentieuse présente de l’intérêt ou non.
d – Procédure de recouvrement judiciaire
Lorsque l’action contentieuse ne suffit pas à un créancier pour se faire payer de son débiteur, il reste le recours au tribunal pour un recouvrement judiciaire. L’entreprise doit veiller à adresser sa requête au juge avant la prescription légale, soit 5 ans pour un débiteur professionnel et 2 ans pour un particulier. L’objectif consiste à obtenir un titre exécutoire auprès du juge. Puis, un huissier met à exécution l’ordonnance portant injonction de payer la dette. Le débiteur est toutefois en droit d’y faire opposition dans certains cas précis. Il demande alors une audience contradictoire au tribunal.
3.2. Gestion du recouvrement : autres clés du succès
Pour maximiser la gestion du recouvrement d’un créancier auprès de son débiteur, voici quelques conseils :
- examiner les litiges en amont des échéances, rapidement après leur survenance ;
- réaliser des relances de plus en plus fermes selon la méthode de l’escalade ;
- identifier l’interlocuteur idéal chez le débiteur ;
- analyser les causes d’impayés en interne et surtout les litiges clients ;
- documenter toute prestation et livraison (bon de commande, bon de livraison, bon de réception, facture, lettre de voiture, etc.) ainsi que les relances effectuées ;
- privilégier les échéanciers de paiement pour conserver la relation commerciale et réduire la dette.
Les techniques de recouvrement exigent donc rigueur et organisation. Avec des outils spécialisés comme ceux que propose Hoopiz, vous maximisez encore plus votre processus. Envie d’en savoir plus sur nos prestations et notre plateforme ? Contactez-nous !
