Les relations commerciales entre professionnels impliquent l’émission de factures avec des délais de paiement contractuels. Le fait de faire ainsi crédit à ses clients entraîne pour toute entreprise une insécurité financière. Tant pour la pérennité économique que pour la situation de cash, réduire au maximum le risque client fait partie des préoccupations des DAF. Spécialiste du credit management, Hoopiz vous propose dans cet article 5 pratiques clés à mettre en œuvre dans cet objectif.
Préalable : définition du risque client
Le risque client correspond à la probabilité de ne pas obtenir le règlement à échéance, de devoir faire face à un impayé voire une créance irrécouvrable. Dans tous les cas, il impacte la trésorerie de l’entreprise et parfois sa rentabilité, en cas de perte financière avérée.
Quels sont les principaux risques clients ?
Voici les 3 formes classiques du risque client :
- retard de paiement ;
- créance impayée, voire irrécouvrable ;
- perte du client et d’un volume de ventes potentiel pour la suite.
Quelles sont les causes du risque client ?
Parfois, le risque provient de difficultés financières ponctuelles ou structurelles dans l’entreprise cliente. D’autres fois, c’est une simple négligence dans la gestion administrative qui explique le retard. Il existe aussi des professionnels de mauvaise foi avec des litiges permanents, des négociations, etc. Enfin, votre propre entreprise s’expose à des risques d’impayés si les produits ou services manquent de conformité ou de qualité par rapport au contrat commercial.
1. Étudier l’entreprise au stade de prospect
La gestion du risque client commence avant que le prospect passe sa première commande. C’est donc avant d’accepter cette société parmi vos clients qu’il est préférable d’agir.
Définir un workflow d’analyse et de validation du nouveau client
Nous recommandons de mettre en place une procédure claire sur la création des nouveaux clients dans vos systèmes d’information. Avec plusieurs étapes, elle définit les règles à suivre et les contrôles à opérer, notamment sur le plan du Credit Management.
Évaluer la solvabilité et se renseigner sur le futur client
Recherchez des informations sur le prospect. Voici comment procéder :
- récupérer l’extrait K bis et accéder aux données financières sur Infogreffe, Pappers, etc. ;
- demander les comptes de l’entreprise et réaliser une analyse financière ;
- se procurer l’attestation de vigilance Urssaf ou de régularité fiscale.
Demande de couverture par l’assurance crédit
Si votre société dispose d’un contrat d’assurance crédit pour couvrir son risque d’impayés, réalisez une demande de couverture pour le prospect auprès de la compagnie. Vous connaissez ainsi le montant de l’encours client que l’assureur accepte de garantir. En cas de refus ou de ligne insuffisante, c’est l’opportunité d’obtenir plus d’éléments sur la situation financière du prospect.
Fixer l’encours client maximum à ne pas dépasser et s’y tenir
Avec toutes ces informations, décidez du niveau d’encours de factures tolérable sur le plan du risque client. Si l’assurance crédit couvre le client de manière dénommée, c’est d’autant plus important de respecter les plafonds de couverture (on parle de “limite de crédit”). Ce montant doit figurer autant que possible dans votre application commerciale qui gère les prises de commandes. Notez que la limite de crédit n’est pas forcément égale au montant de la garantie. Souvent elle est plus élevée, car les entreprises acceptent de prendre un risque au-delà de la garantie.
2. Exiger des garanties pour couvrir son risque client
Selon l’activité de l’entreprise, le montant des commandes et la situation financière des clients, vous pouvez aussi diminuer votre risque client en demandant des garanties de paiement. Il peut s’agir du règlement d’un acompte à la commande. Une autre solution consiste à exiger un paiement de l’intégralité de la facture pro forma avant livraison des produits. Un des enjeux est donc de bien établir des conditions de paiement complètes. Car parfois, le mode de paiement impacte le risque client.
Pour réduire le risque d’impayé à l’international, les entreprises optent généralement pour des solutions de recouvrement structurées dès la commande. Citons le crédit documentaire et la lettre de crédit Stand by (LCSB).
3. Optimiser sa procédure de recouvrement des créances
Après l’émission des factures vient le temps de s’assurer que le règlement intervient sans délai. Un processus de relance optimisé contribue à maîtriser son risque client.
Adapter les scénarios de relance aux profils des clients
Avec un logiciel de recouvrement, vous disposez d’outils pour définir les différents types de relance client, selon leur typologie. Vous adaptez chaque scénario tant sur le plan des modes de relance que de leur fréquence.
Réduire le risque client grâce à une relance en entonnoir
Parmi les bonnes pratiques en matière de recouvrement, le système de l’entonnoir ou de l’escalade permet d’augmenter la pression à chaque niveau de relance. La dernière étape consiste à émettre une lettre d’injonction de payer avant action contentieuse.
Adopter une méthode collaborative entre services de l’entreprise
Pensez aussi à associer les autres services de votre société, concernés par le produit livré ou la prestation réalisée, ou en contact avec le client. Pour contenir le risque client, les vendeurs disposent idéalement d’objectifs en matière de chiffre d’affaires encaissé ainsi que de marge obtenue, impayés compris.
4. Soigner la documentation administrative et juridique
En cas de litige qui persiste, de délais de paiement qui s’allongent ou d’impayé, parvenir à obtenir le règlement exige aussi de disposer de la bonne documentation. Devis, actions successives de relance, contrat, bon de commande, bon de livraison, facture, etc. tous les supports de la relation commerciale comptent. Vérifiez notamment dans le contrat commercial la conformité des clauses de réserve de propriété, la clause pénale, etc. Pour les preuves logistiques, récupérez tous les justificatifs auprès de vos prestataires. Centraliser toute cette documentation par exemple sur une plateforme.
5. Utiliser un logiciel de recouvrement pour optimiser le pilotage du risque client
Sur le plan organisationnel, la gestion du risque client devient plus aisée avec un outil informatique ad hoc. Aujourd’hui, des solutions en ligne apportent à l’entreprise tous les services sur une même plateforme.
Qu’est-ce qu’un outil de Credit Management ?
C’est un logiciel qui pilote l’ensemble des actions relatives au risque client et au poste client. Il stocke les informations issues de la comptabilité, du CRM, des échanges avec le client notamment lors des relances, etc. Il autorise la collaboration entre les équipes, voire avec des prestataires externes, sociétés de recouvrement ou assureurs. Il gère les scénarios de relance et planifie les actions à réaliser client par client.
Comment Hoopiz peut-il vous aider à contenir le risque client ?
Hoopiz est une plateforme hébergée sur le Cloud spécialisée dans le Credit Management. Notre outil offre aux entreprises toutes les fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement et de gestion du crédit client. Il vous donne en outre accès à un tableau de bord avec des indicateurs clés comme le DSO (délai moyen de paiement ou DMP). Vous visualisez en quelques clics la situation en temps réel et évaluez rapidement le niveau du risque client.
6. Disposer des bons outils pour la gestion du poste client
Enfin, optimiser le poste client devient plus facile si l’entreprise dispose d’outils informatiques spécialisés pour le crédit client. De nombreuses actions s’automatisent et se programment désormais, notamment sur la base de scénarios. Les bonnes solutions disponibles en ligne apportent de la technicité et du professionnalisme, sans compter un tableau de bord pour la gestion de l’ensemble du processus.
Hoopiz est un logiciel de Credit Management et de recouvrement de créances. Il offre aux entreprises plusieurs services centralisés sur une même plateforme collaborative :
- pilotage du risque client, de l’évaluation à la surveillance, sans oublier l’assurance crédit ;
- amélioration des encaissements et donc du cash par la relance client, l’affacturage ainsi que le suivi du contentieux.
Une gestion du poste client optimisée contribue à bonifier la trésorerie de l’entreprise. En appliquant l’ensemble de ces conseils, vous percevrez rapidement les bénéfices. Pour des processus encore plus performants, pensez à vous équiper d’un logiciel de recouvrement. Consultez nos vidéos en ligne ou organisez une démo avec nos experts. Vous visualiserez mieux l’apport de notre solution pour suivre les encours clients de votre entreprise.
